5 程序文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)及編導(dǎo)方法
(1). 結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)
每個(gè)程序文件在編寫(xiě)前應(yīng)先進(jìn)行結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)，設(shè)計(jì)的方法是：
· 列出每個(gè)程序中涉及的活動(dòng)對(duì)應(yīng)的要素要求；
· 按活動(dòng)的邏輯順序展開(kāi)；
· 將公司的具體活動(dòng)方法進(jìn)行分析，并寫(xiě)人相應(yīng)的結(jié)構(gòu)內(nèi)容中；
· 考慮運(yùn)作程序時(shí)應(yīng)留下的記錄以下為二個(gè)程序的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)：
—用戶(hù)反饋信息處理程序（見(jiàn)附表5.8）
—材料供應(yīng)商選擇與評(píng)審程序（見(jiàn)附表5.9）
(2). 編寫(xiě)方法
· 根據(jù)上述類(lèi)似的程序文件結(jié)構(gòu)的流程圖進(jìn)行展開(kāi)；
· 流程圖中內(nèi)容作為文件中主要考慮的大構(gòu)架即大條款；
· 根據(jù)上述的構(gòu)架增加具體的內(nèi)容細(xì)則即結(jié)構(gòu)內(nèi)容，將結(jié)構(gòu)內(nèi)容作為大條款中的分條款；
· 結(jié)構(gòu)內(nèi)容中應(yīng)主要描述誰(shuí)實(shí)施這些工作，如何實(shí)施的步驟及實(shí)施后應(yīng)留下的記錄等。
(3). 附2個(gè)程序用戶(hù)反饋信息處理程序
· 程序內(nèi)容（見(jiàn)附表5.10）
· 說(shuō)明：此份程序根據(jù)ISO9001 4.14糾正和預(yù)防措施的要求編制，文件按信息處理流程設(shè)計(jì)編寫(xiě)，主要內(nèi)容包括：
— 客戶(hù)信息的接收
— 登記備案
— 處理方式分類(lèi)
— 結(jié)果反饋
— 記錄歸檔
程序中必須注意的是：登記每一份客戶(hù)投訴，避免因管理的疏漏而 導(dǎo)致不能及時(shí)答復(fù)客戶(hù)，對(duì)每一份投訴反映的問(wèn)題要由授權(quán)人員根據(jù)該問(wèn)題的嚴(yán)重程度，決定相應(yīng)的解決措施，其中主要包括緊急的補(bǔ)救措施和根本的糾正和預(yù)防措施。原材料供應(yīng)商評(píng)估程序
· 程序內(nèi)容（見(jiàn)附表5.11）
· 說(shuō)明：此程序是根據(jù)ISO9001 4.6采購(gòu)的要求編制，文件主要涉及內(nèi)容是標(biāo)準(zhǔn)4. 6. 2條款。其流程設(shè)計(jì)包括：
— 供應(yīng)商分類(lèi)
— 合格供應(yīng)商條件
— 合格評(píng)定方式
— 合格供應(yīng)產(chǎn)的登錄
— 合格供應(yīng)商的監(jiān)控
程序中應(yīng)注意嚴(yán)密的邏輯性，即對(duì)每一類(lèi)材料供應(yīng)商的要求，評(píng)定方式、評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)、合格供應(yīng)商的登錄、使用，以及供貨期間的連續(xù)監(jiān)控。
6. 程序文件的審查與批準(zhǔn)
(!). 文件審查目的
· 保證程序文件符合所選定的質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)的要求；
· 保證程序文件的規(guī)定是切實(shí)可行的；
· 保證程序文件表述準(zhǔn)確，可實(shí)現(xiàn)“唯一理解”；
· 保證程序文件的結(jié)構(gòu)合理，便于管理，充分考慮了文件控制的要求；
· 保證程序文件與質(zhì)量手冊(cè)的規(guī)定協(xié)調(diào)統(tǒng)一；
· 保證各項(xiàng)活動(dòng)的接口處理適當(dāng)、明確。
b. 文件審查的時(shí)機(jī)
· 在文件初稿完成后可進(jìn)行初審；
· 在投入正式運(yùn)行前進(jìn)行全面審查；
· 在運(yùn)行過(guò)程中可適當(dāng)安排審查；
· 在體系進(jìn)行重大修改或采取較大范圍的糾正措施后也應(yīng)安排全面審查。
c. 文件審查的方式