保證所有使用者手中持有相應文件的有效版本；
保證現場使用的所有文件為最新版本，根據發文件登記及時收回及發放新版文件（參見案例4－3 文件歸檔與發放登記）。
c. 程序文件的更改
文件更改應有修改狀態標識；
文件更改一般由原審批職能部門或人員進行審核、批準；
更改文件應由申請人提出申請辦理有關手續（文件修改申請單）；
文件更改的生效日期要明確；
對更改的內容應明確并及時地傳達到文件的使用者（可利用修改記錄及修改通知書等方式）；
文件經多次更改可重新印發，更換版本（參見案例4－4 文件更改審批手續）。
d. 程序文件的回收
根據發文登記，及時更換或撤回作廢文件；
作廢文件應明確的標識（可加蓋作廢章）；
需保留的作廢文件，應明顯的標識，隔離保存于規定的地方。
e. 程序文件的控制方法
“受控”文件
—“受控”一般是指受控到更改的控制；
—“受控”文件應在文件發生更改時能全部追溯到使用者；
—受控文件一般僅限于組織內部，但也有時可能涉及到外部文件（如外協加 的某些規格、圖紙等）；
—程序文件屬受控文件。
文件編號
—每份文件有唯一的編號，便于識別文件并對其進行控制；
—編號方式無規定，但同一組織內應使用統一編號方式（參見案例4－5文件編號方法）。
· 受控印章及分發號碼
—受控文件發放時加蓋紅色或藍色受控印章，防止復印件的流傳造成文件失控；
—需轉發的文件，也應由轉 發部門復制后加蓋印章；
—分發號碼標記在文件上，發文件時進行登記簽名領取，根據分發號碼可追溯到每份文件的使用人。
· 文件清單及個性狀態
—制定文件清單，隨時發布最新文件修改狀況；
—采用活頁裝訂文件，便于文件修改；
—每頁的修改狀況可采用修改碼或修改狀態進行標識；
—同一版次的文件，不同的頁碼可有不同的修改狀態；
—多次或 多處修改的文件可改版重新發布（版號或版序改變）參見案例4－6文件修改狀態與版序的表示方法。
· 文件發放控制
—文件領用人應進行發文登記，簽名領取；
—文件修改時文件管理人員應根據發文登記追蹤每份文件及時修改；
—作廢文件亦根據發文登記撤回；
—文件破損、遺失均應辦理相應的申請手續才能補發；
—需擴大文件使用范圍、增補文件時，嚴禁自行翻印復制，應由文件管理人員統一制作，加蓋受控印章，登記發放（參見案例4－7文件領用審批單）。
f. 專項質量計劃（附表5.12）
本項目質量計劃是針對某一種產品而編制的，此處列出了部分內容，有關的技術要求參數非真實數據，該質量計劃包括了該產品質量形成全過程的質量控制要求，是典型的產品質量計劃。