在一些組織編寫的質量手冊中，常有照搬ISO 9001：2000標準“必要時’、“適用時”、“適當時’等靈活用詞的現象。有的組織為了省事，干脆以“不必要’、“不適用’、不存在“適當時’為由，省略了對其后內容的描述。顯然，這樣處理是不符合要求的。在標準中，共有這類條款15處，組織可以參照以下情況，結合自身實際在質量手冊中作出具體規定。
    4.2.3b）條款：“必要時對文件進行評審與更新，并再次批準”。
    這里的“必要時”，有以下幾種情況：內部條件變化，如組織結構、產品結構發生變化；外部條件變兒，如體系依據的標準、法律法規、顧客和市場發生變化；資源配置狀況發生變化；新工藝、新技術的采用；質量管理體系運行實踐中發現文件不適應；因采取糾正或預防措施，需對文件作永久性更改并導致換版。
    通過評審，確認文件不持續適宜時，應予更新（換版）。
    6.3條款：“適用時，基礎設施包括：
    a）建筑物、工作場所和相關的設施；
    b）過程設備（硬件和軟件）；
    C） 支持性服務（如運輸或通訊）”。
    每個提供四種通用類產品的組織對基礎設置配置的需求是不同的，例如律師事務所工作場所的相關設施比較簡單，過程設備也只涉及辦公自動化設備，支持性服務中的通訊設施卻是比較重要的設施。
    7.3.1條款：“隨設計和開發的進展，在適當時，策劃的輸出應予更新”。
    設計和開發策劃是一種活動，策劃的結果必然形成輸出，如設計和開發計劃是一個文件（標準并沒有要求稱作計劃）O文件在實施過程中，由于主、客觀原因，可能無法實現原策劃輸出的要求，例如設計和開發階段以及評審、驗證、確認活動發生變化、進度拖后、職責分配和接口管理發生變化，就應及時或適時作出調整，一般可在變化發生前后結合轉階段進行。
    7.3.7條款：“適當時，應對設計和開發的更改進行評審、驗證和確認……”
    這里的“適當時”可考慮以下幾種情況（對硬件產品而言）：原經評審、驗證和確認的產品特性出現更改；涉及原理或主要結構的更改；操縱、控制方式發生變化；主要材料和配套件變動；產品的功能和性能改變；更改引起對產品組成部分的影響或不能滿足互換性要求。