另一重要事項(xiàng)是妥善規(guī)定環(huán)境管理體系中的關(guān)鍵作用和職責(zé)，并傳達(dá)到為組織或代表組織工作的所有人員。
A.4.2 能力、培訓(xùn)和意識(shí)
組織應(yīng)當(dāng)確定所有負(fù)有職責(zé)和權(quán)限代表其執(zhí)行任務(wù)的所有人員所須具備的意識(shí)、知識(shí)、理解和技能。
本標(biāo)準(zhǔn)要求：
a) 其工作可能產(chǎn)生重大環(huán)境影響的人員，能夠勝任所承擔(dān)的工作；
b) 確定培訓(xùn)需求，并采取相應(yīng)措施加以落實(shí)；
c) 所有人員了解組織的環(huán)境方針和環(huán)境管理體系，以及與他們工作有關(guān)的組織活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)中的環(huán)境因素。
可通過(guò)培訓(xùn)、教育或工作經(jīng)歷，獲得或提高所需的意識(shí)、知識(shí)、理解和技能。
組織應(yīng)當(dāng)要求代表其工作的合同方能夠證實(shí)他們的員工具有必要的能力和（或）接受了適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。
為了確保人員（特別是行使環(huán)境管理職能的人員）的能力，管理者應(yīng)當(dāng)確定其所需的經(jīng)驗(yàn)、技能和培訓(xùn)水平。
A.4.3 信息交流
內(nèi)部交流對(duì)于確保環(huán)境管理體系的有效實(shí)施至為重要。內(nèi)部交流可通過(guò)例行的工作組會(huì)議、通訊簡(jiǎn)報(bào)、公告板，內(nèi)聯(lián)網(wǎng)等手段或方法進(jìn)行。
組織應(yīng)當(dāng)按照程序，對(duì)來(lái)自相關(guān)方的溝通信息進(jìn)行接收、形成文件并做出回應(yīng)。程序可包含與相關(guān)方交流的內(nèi)容，以及對(duì)他們所關(guān)注問(wèn)題的考慮。在某些情況下，對(duì)相關(guān)方關(guān)注的響應(yīng)，可包含組織運(yùn)行中的環(huán)境因素及其環(huán)境影響方面的內(nèi)容。這些程序中，還應(yīng)當(dāng)包含就應(yīng)急計(jì)劃和其他問(wèn)題與有關(guān)公共機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)事宜。
組織在對(duì)信息交流進(jìn)行策劃時(shí)，一般還要考慮進(jìn)行交流的對(duì)象、交流的主題和內(nèi)容、可采用的交流方式等方面問(wèn)題。
在考慮就環(huán)境因素進(jìn)行外部信息交流時(shí)，組織應(yīng)當(dāng)考慮所有相關(guān)方的觀點(diǎn)和信息需求。如果決定就環(huán)境因素進(jìn)行外部信息交流，它可以制定一個(gè)相關(guān)的程序。程序可因所交流的信息類(lèi)型、交流的對(duì)象及組織的個(gè)體條件等具體情況的不同而有所差別。進(jìn)行外部交流的手段可包括年度報(bào)告，通訊簡(jiǎn)報(bào)、互聯(lián)網(wǎng)和社區(qū)會(huì)議等。
A.4.4文件
文件的詳盡程度，應(yīng)當(dāng)足以描述環(huán)境管理體系及其各部分協(xié)同運(yùn)作的情況，并指示獲取環(huán)境管理體系某一部分運(yùn)行的更詳細(xì)信息的途徑。可將環(huán)境文件納入組織所實(shí)施的其他管理體系的文件，而不強(qiáng)求采取手冊(cè)的形式。
對(duì)于不同的組織，環(huán)境管理體系文件的規(guī)模可能由于以下方面的差別而各不相同：
a) 組織及其活動(dòng)、產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)模和類(lèi)型；
b) 過(guò)程及其相互作用的復(fù)雜程度；
c) 人員的能力。
這些文件可包括：
―― 環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)；
―― 重要環(huán)境因素信息；
―― 程序；
―― 過(guò)程信息；