GB／T 19001-2000標準第7.4.2條款對采購信息提出了下述要求：采購信息應(yīng)表述擬采購的產(chǎn)品，適當時包括產(chǎn)品、程序、過程和設(shè)備的批準要求；人員資格的要求；質(zhì)量管理體系的要求。在與供方溝通前，組織應(yīng)確保所規(guī)定的采購要求是充分與適宜的。
　　只有正確理解上述要求，才能確保采購信息準確適宜，保障采購質(zhì)量符合規(guī)定的要求。
　　一、什么是采購信息
　　所謂采購信息，可理解為采購所需的指令，即針對具體的采購對象提出具體的采購要求。
以制造業(yè)為例，原材料的采購信息一般涉及產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、單位產(chǎn)品用量、技術(shù)標準，而專用零部件的采購信息可能還會涉及產(chǎn)品圖樣或技術(shù)要求、生產(chǎn)能力、過程能力、檢驗試驗?zāi)芰�和必要時對質(zhì)量管理體系的要求等。對于軍工制造業(yè)，往往還要提出對加工制作程序（即工藝文件）的批準要求、關(guān)鍵／特殊過程的確認要求、產(chǎn)品的批準要求 （如設(shè)置質(zhì)量停止點的批準及產(chǎn)品放行的批準）等。對于醫(yī)院，時常會外聘專家對疑難病癥進行會診。這種活動當屬典型的采購行為，應(yīng)當規(guī)定外聘專家所在醫(yī)院的級別和個人的資格、資歷等。
　　由于采購對象繁雜，不能一一表述。現(xiàn)以表一列出部分典型組織的典型采購活動所涉及的采購信息，以供參考。
　　表一 典型組織的典型采購活動所涉及的采購信息典型組織采購對象采購形式可能涉及的主要采購信息 原材料、標準件、通用件購買產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單元產(chǎn)品用量、產(chǎn)品技術(shù)標準。專用零部件（一般制造業(yè)）外協(xié)產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品圖樣或技術(shù)要求、生產(chǎn)能力、過程能力、監(jiān)視和測量能力、質(zhì)量管理體系要求等。制造組織專用零部件（軍工制造業(yè)）外協(xié)工藝流程及工藝文件的批準要求，過程的確認要求，產(chǎn)品放行（含質(zhì)量停止點）的批準要求，外加一般制造業(yè)的要求。 工序（如熱處理、機加工）外協(xié)圖樣／規(guī)范／技術(shù)要求、設(shè)備能力、過程能力等。 設(shè)計外包單位資質(zhì)、人員資格、設(shè)計程序等。 檢驗試驗外包檢驗試驗項目，人員，檢驗、試驗規(guī)范，以及設(shè)備、環(huán)境要求等。建筑組織施工隊伍外包單位資質(zhì)要求、人員及設(shè)備要求。醫(yī)院專家（如會診）聘用人員資格、資歷及能力要求。學(xué)校兼職教師聘用人員資格、資歷及能力要求。注：除制造業(yè)外，僅列舉了一種具有特色的采購活動，并非全部。    從表一可以看出，不同類型的組織、不同的采購對象，其采購信息的內(nèi)容有很大的差別。擬定采購信息時，應(yīng)根據(jù)具體的采購對象進行認真的分析和策劃，以確保采購信息充分、適宜。
　　二、采購信息的作用
　　1.組織評價和選擇供方的重要依據(jù)