7.4.1條款規(guī)定："組織應(yīng)根據(jù)供方按組織的要求提供產(chǎn)品的能力評價和選擇供方。應(yīng)
制定選擇、評價和重新評價的準(zhǔn)則。"這里的"要求"和"能力"應(yīng)是對產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、過程能力、設(shè)備及人員等要求。這些"要求"和"能力"應(yīng)具體、充分和適宜，能夠為制定選擇、評價和重新評價供方的準(zhǔn)則提供依據(jù)，為實施選擇評價和重新評價供方的活動提供依據(jù)。
　　2.組織編制采購文件的依據(jù)
　　在采購計劃、采購合同、質(zhì)量保證協(xié)議等采購文件中，很多內(nèi)容均來自采購信息，如采購計劃中的采購數(shù)量是根據(jù)生產(chǎn)計劃與采購信息中的單元產(chǎn)品用量計算出來的，采購合同中的產(chǎn)品質(zhì)量所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)來自采購信息，與供方簽訂的質(zhì)量保證協(xié)議中的產(chǎn)品質(zhì)量要求、圖樣、規(guī)范、過程能力及質(zhì)量管理體系要求等均是依據(jù)采購信息提出的。
　　3.供方按組織要求提供產(chǎn)品和服務(wù)的依據(jù)
　　充分適宜的采購信息可以向供方傳達(dá)組織的要求，使供方按照這些要求完善其管理和必備條件，以保證按要求提供產(chǎn)品和服務(wù)。
　　三、采購信息的管理
　　一般情況下，采購信息需要承載媒體。這就形成了文件。既然是文件，就應(yīng)按文件控制程序?qū)ζ溥M(jìn)行審批、發(fā)放和更新控制。
　　審批的重點是采購信息的充分性與適宜性。采購信息不僅要發(fā)放到組織的相關(guān)部門或人員，還應(yīng)傳遞到相關(guān)供方。隨著產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的更新，以及新工藝、新材料、新技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的變化、產(chǎn)品質(zhì)量要求的提升等，必須及時進(jìn)行采購信息的修訂和更新，以確保采購質(zhì)量滿足組織的要求。      GB／T 19001-2000標(biāo)準(zhǔn)第7.4.2條款對采購信息提出了下述要求：采購信息應(yīng)表述擬采購的產(chǎn)品，適當(dāng)時包括產(chǎn)品、程序、過程和設(shè)備的批準(zhǔn)要求；人員資格的要求；質(zhì)量管理體系的要求。在與供方溝通前，組織應(yīng)確保所規(guī)定的采購要求是充分與適宜的。
　　只有正確理解上述要求，才能確保采購信息準(zhǔn)確適宜，保障采購質(zhì)量符合規(guī)定的要求。
　　一、什么是采購信息
　　所謂采購信息，可理解為采購所需的指令，即針對具體的采購對象提出具體的采購要求。
以制造業(yè)為例，原材料的采購信息一般涉及產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、單位產(chǎn)品用量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，而專用零部件的采購信息可能還會涉及產(chǎn)品圖樣或技術(shù)要求、生產(chǎn)能力、過程能力、檢驗試驗?zāi)芰�和必要時對質(zhì)量管理體系的要求等。對于軍工制造業(yè)，往往還要提出對加工制作程序（即工藝文件）的批準(zhǔn)要求、關(guān)鍵／特殊過程的確認(rèn)要求、產(chǎn)品的批準(zhǔn)要求 （如設(shè)置質(zhì)量停止點的批準(zhǔn)及產(chǎn)品放行的批準(zhǔn)）等。對于醫(yī)院，時常會外聘專家對疑難病癥進(jìn)行會診。這種活動當(dāng)屬典型的采購行為，應(yīng)當(dāng)規(guī)定外聘專家所在醫(yī)院的級別和個人的資格、資歷等。