3、有資源確保在合理的時間范圍內對問詢、投訴等做出回應； 

4、有對管理的文件化描述，包括管理人員與職責； 

4.4.2人員
1、認證機構應有文件化的人員聘用要求，包括在有機農業或有機加工方面應具備的教育背景、培訓、技術知識、以及經驗。 

2、認證機構應保留所有人員的資格、培訓和經歷的記錄。 

3、人員應有明確且現行有效的文件化指導書。 

4.4.3分包
1、當認證機構將與認證有關的工作分包給外部機構或人員時，應與其簽署包括保密要求和避免利益沖突的協議。 

2、認證機構應確保分包機構的人員具有能力且滿足本準則中的所有相關要求。 

3、認證機構應對其分包的工作負責。 

4.4.4文件化與文件控制
1、認證機構應保持控制所有與認證機構有關的文件體系，并應確保： 

a.    能夠在相關的地方找到相關文件的最新版本； 

b.    所有文件的更改都經過正確的授權； 

c.    以直接、及時的方式實施所有的更改； 

d.    過期的文件已在組織和分支機構中停止使用； 

e.    所有相關的人員都得到了關于更改的通知； 

f.    在對文件進行了重大更改時應重新發布； 

g.    應有明確文件狀的所有相關文件清單。 

4.4.5記錄
1、所有記錄應安全的保存適當的時間，且對操作方保密。記錄應至少保存5年的時間。 

2、檢查報告、認證決定、證書和其他相關記錄應由獲授權的人員簽署。 

3、記錄保持體系應是透明的，且方便信息檢索。 

4.4.6質量管理和內部審核
認證機構應按計劃、系統的定期進行覆蓋所有程序的內部審核，以確認認證體系的實施與有效性。 

認證機構應確保： 

1、         審核的結果應及時通知受審核區域的負責人； 

2、遇有問題時，應及時、適當的采取糾正措施； 

3、審核的記錄已形成文件 

認證機構的管理者應定期對其體系進行評價，并保持這些評價的記錄。 

4.5標準
4.5.1概要
認證機構應公布實施認證的生產體系與產品類別的所有標準。標準應符合現行國家環境保護總局有機（食品）技術規范的要求。一般要求在有機（食品）技術規范修訂公布后的一年內將修訂的內容體現在標準中。而且，認證機構可以為操作方設定合理的實施期限，標準的公布應與操作方的語言、能力以及知識情況相適應。 

4.5.2標準審查
1、應對標準進行定期的審查。 

2、負責標準審查的機構應： 

a.    明確界定實施標準審查的職責； 

b.    有充分的資格和經歷以確保有能力實施標準審查，或使用外部專家做為滿足能力要求的一種方式； 

c  標準的審查應能夠使相關方參與意見； 

d  在標準中應明確標準的實施日期； 

e  必要時，應給操作方適當的時間對標準中重大的內容變化予以實施；