4.5.4、當合同有要求時，經總經理批準，保存期限內的記錄可提供給顧客查閱。


4.6、記錄的處理：


4.6.1、記錄應按規定的期限保存。


4.6.2、記錄的增加按本程序4.3款規定執行。


4.6.3、記錄的格式修改或作廢由使用部門提出申請，管理者代表批準，并報辦公室備案后實施。


4.6.4、各部門每年第一季度應按“記錄清單”的要求，對本部門所有記錄進行匯總、歸檔，并報辦公室登記備案，需永久保存的記錄移交辦公室。


4.6.5、對超過保存期限、失去保管價值的記錄，由記錄保管部門申請，填寫“銷毀申請表”，經部門負責人和辦公室確認，管理者代表批準后，移交辦公室統一銷毀。