4.4.5、記錄的保存場所應保持適宜的環境，以減少變質或損壞并防止丟失。


4.4.6、記錄管理人員有變更時，要做好相應的交接工作。


4.4.7、有保密要求的記錄，各部門負責記錄的管理負責人要做好何密工作。


4.5、記錄的查閱/借閱：


4.5.1、公司內人員查閱或借閱記錄必須由記錄管理員人同意后方可查閱。


4.5.2、記錄外借時須經管理者代表批準并按相關程序進行登記后方可，并限期歸還。


4.5.3、查閱/借閱人員應保護好記錄，不準私自涂改或撕毀，保持記錄的完好。


記錄管理員外借記錄時應按期索還，歸還時應檢查是否有拆頁、更改等情況發生。出現以上問題時，報告部門負責人處理。


4.5.4、當合同有要求時，經總經理批準，保存期限內的記錄可提供給顧客查閱。


4.6、記錄的處理：


4.6.1、記錄應按規定的期限保存。


4.6.2、記錄的增加按本程序4.3款規定執行。


4.6.3、記錄的格式修改或作廢由使用部門提出申請，管理者代表批準，并報辦公室備案后實施。


4.6.4、各部門每年第一季度應按“記錄清單”的要求，對本部門所有記錄進行匯總、歸檔，并報辦公室登記備案，需永久保存的記錄移交辦公室。


4.6.5、對超過保存期限、失去保管價值的記錄，由記錄保管部門申請，填寫“銷毀申請表”，經部門負責人和辦公室確認，管理者代表批準后，移交辦公室統一銷毀。


 




 
1、目的：


在規定的過程和場所保持所需的質量記錄，并進行控制和管理，為證明產品質量符合規定要求和質量體系有效運行提供證據；為質量改進提供依據。


2、范圍：


適用于與質量管理體系所有相關的記錄。


3、職責：


3.1、辦公室負責建立并保持有關質量記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理的文件化程序，并組織實施。


3.2 各職能部門/車間及人員負責本部門/崗位記錄的管理，并按規定傳遞和保存。


4、控制要求：


4.1、記錄的范圍、類型和采用的方式：


4.1.1、記錄范圍包括：質量管理體系運行記錄和產品質量記錄等；


4.1.2、記錄類型包括：管理記錄、操作記錄、監視和測量記錄及各種報告等。