4.1.3、記錄一般采用文字填寫的方式、必要時可采磁盤，錄像等方式。


4.2、記錄的填寫：


4.2.1、記錄應按設置的項目逐項填寫，某些項目不需填寫時，用斜杠“/”明示。


4.2.2、記錄可用鋼筆或圓珠筆填寫，字跡應清楚、整齊，易識別。


4.2.3、記錄的內容應真實、準確、完整，填寫人簽名須簽全名。


4.2.4、記錄是對當時客觀事實的陳述，應及時或現場填寫，不得后補、偽造。


4.2.5、為確保記錄的原始性、可追溯性、真實性，原則上記錄填寫后不得更改。若系筆誤或經證實原記錄不準確，可在原始記錄上采用“劃改”的方式進行更改，但應保留原有記錄的可識別性。


4.3、記錄的編制：


4.3.1、辦公室應根據質量手冊和程序文件以及可追溯性的要求，對所需記錄進行策劃，組織相關部門／車間分別編制與其相適應的記錄、表、卡，并對表卡間聯系性和協調性、表式的統一性和內容的完整性、以及保存的期限等進行會簽，作相應修改后，經管理者代表批準，匯編成冊發布和執行。必要時可規定填寫說明。


4.3.2、質量記錄的編號方法按CX001-2005《文件控制程序》第4.2.3條執行，并進行統一標識。記錄的順序號用3位數順序號標識，如：001，002，003……依次下序。 


4.4、記錄的收集、貯存和管理：


4.4.1、各部門/崗位及人員應按本程序4.2款的規定填寫記錄。


4.4.2、各部門應指定專職或兼職的記錄管理員負責記錄的收集、貯存和管理。


4.4.3、辦公室應編制“質量記錄清單”，對記錄的標識保護、檢索、保存和處置進行控制。記錄管理員應按“質量記錄清單”的要求，每月定期對本部門所有記錄進行收集、整理、分類、匯總、歸檔。


4.4.4、記錄的保存方式應便于存取和查閱，能夠在需要時迅速獲得。


4.4.5、記錄的保存場所應保持適宜的環境，以減少變質或損壞并防止丟失。


4.4.6、記錄管理人員有變更時，要做好相應的交接工作。


4.4.7、有保密要求的記錄，各部門負責記錄的管理負責人要做好何密工作。


4.5、記錄的查閱/借閱：


4.5.1、公司內人員查閱或借閱記錄必須由記錄管理員人同意后方可查閱。


4.5.2、記錄外借時須經管理者代表批準并按相關程序進行登記后方可，并限期歸還。


4.5.3、查閱/借閱人員應保護好記錄，不準私自涂改或撕毀，保持記錄的完好。


記錄管理員外借記錄時應按期索還，歸還時應檢查是否有拆頁、更改等情況發生。出現以上問題時，報告部門負責人處理。