1．0          目的


對環境記錄進行控制和管理，為保證產品、質量符合規定要求、體系有效運行以及產品、相關活動或服務的可追溯性、采取糾正預防和改進措施提供依據。

2.0       適用范圍


適用于環境體系運行記錄及質量活動記錄的控制和管理。

3.0                 定義


3.1         記錄：為已完成的活動或達到的結果提供客觀證據的文件。

4.0         職責



 


4.1         各部門負責人


4.1.1      負責對本部門的記錄進行整理、歸檔；


4.1.2      負責本部門記錄的審批。


5.0       程序


5.1                   記錄的范圍


5.1.1     環境體系要求的所有記錄，包括書面文檔和電子文檔兩種。


5.2         記錄的形式及要求


5.2.1           記錄的形式可以是電子文檔、卡片、表格、圖表、報告等；


5.2.2           填寫要求：填寫及時，內容正確完整，能準確識別；


5.2.3           電子文檔記錄，需要時可以由記錄填寫人設置“打開文件密碼”由相關部門負責人對文件做“修改文件密碼”設定。


5.2.4           書面文檔記錄不得隨意更改、涂抹，如發現數據填寫錯誤，要用劃線(=)的方式進行更正，并簽名、注明日期。


5.2.5           在質量體系活動中，有異常情況或需相關人員簽字證實時，(如質量檢測時需退貨、挑選使用、放行接受等)需以書面形式保存各相關人員簽字證實后的記錄。


5.2.6           管理評審，內部審核時，發出的糾正行動表，需以書面形式保存；


5.3         記錄的收集、標識和歸檔


5.3.1     各部門負責人應及時收集、匯總各類記錄，保持順序號或日期、頁碼的連續便于查閱；


5.3.2           對于體系文件規定的記錄，其歸檔方式應便于存取檢索；


5.3.3           如部門有多種書面記錄，要對存放記錄的文件夾定期整理，裝訂成集，在封面或活頁夾側面注明部門、記錄名稱及月份；


5.3.4           書面記錄在次年1月或2月(舊歷年后)進行一次總的歸檔，在封面或文件夾側面注明部門、記錄名稱及年份。


5.4         記錄的保存和銷毀


5.4.1           各部門負責保存本部門的記錄


a.)    書面記錄由部門負責人或由部門負責人指定人員統一保存，書面記錄應保存在安全、干燥的地方，便于檢索并注意做好防火、防蟲蛀、防潮等工作，書面記錄在歸檔時對1月之前的記錄予以銷毀；


b.)    電子文檔記錄由部門負責人設置“修改文件密碼”后，保存于公司服務器內，電子文檔記錄保存時間不少于1年。


5.4.2           管理評審、內部審核中的書面記錄保存至下次管理評審、內部審核；


5.4.3           記錄不得隨意銷毀，過期的記錄須經所在部門主管核實后方能處置。


5.5         記錄的查閱、借閱