5.3.3           如部門有多種書面記錄，要對存放記錄的文件夾定期整理，裝訂成集，在封面或活頁夾側面注明部門、記錄名稱及月份；


5.3.4           書面記錄在次年1月或2月(舊歷年后)進行一次總的歸檔，在封面或文件夾側面注明部門、記錄名稱及年份。


5.4         記錄的保存和銷毀


5.4.1           各部門負責保存本部門的記錄


a.)    書面記錄由部門負責人或由部門負責人指定人員統一保存，書面記錄應保存在安全、干燥的地方，便于檢索并注意做好防火、防蟲蛀、防潮等工作，書面記錄在歸檔時對1月之前的記錄予以銷毀；


b.)    電子文檔記錄由部門負責人設置“修改文件密碼”后，保存于公司服務器內，電子文檔記錄保存時間不少于1年。


5.4.2           管理評審、內部審核中的書面記錄保存至下次管理評審、內部審核；


5.4.3           記錄不得隨意銷毀，過期的記錄須經所在部門主管核實后方能處置。


5.5         記錄的查閱、借閱


5.5.1           電子文檔記錄可在服務器上查閱；


5.5.2           書面記錄需經保存部門負責人同意，方可借閱，如有必要則需進行登記，限期歸還；


5.5.3           如合同中有要求，經保存部門負責人核實后，書面記錄可提供給顧客或其代表查閱。


5.6         外來記錄的控制


5.6.1      外來的記錄（如供應商提供的原材料出廠檢驗報告、計量檢定報告等）由相關部門保存，如果沒有特別規定保存期為1年；


5.6.2      當外來的記錄發生變更時，應及時銷毀變更前的記錄。


6.0       相關文件和記錄


              無