按照ISO 9000標準3.6.2條款給出的定義，不符合是“豐滿足要求”。一份好的不符合報告應包含三部分內容：
    支持審核發現的審核證據；
    查到的不符合所對應的要求；
    不符合的陳述。
    以上各點都很重要，但審核實踐中應首先確定并形成文件的是第一部分，即審核證據。一名合格的審核員應對可能潛在的不符合的情況進行觀察和判斷。有能力的審核員會在尋找更多明確的審核證據前把潛在不符合的審核證據記錄在審核檢查單中，以便下一步確認其是否不符合。
    假如沒有審核證據，就沒有不符合。假如確有證據，必須把它作為不符合項記錄下來，而不能弱化為觀察項、“改進的機會”。“建議”等。從長遠看，弱化不符合對組織、與組織相關的顧客以及認證機構都沒有好處，可能導致因對應該采取糾正措施的不符合內容重視不夠而帶來風險。
    此外，審核證據應形成足夠詳細的文件，使受審核組織能夠找到井準確地確認審核員發現的問題。
    審核員下一步需要做的是識別和判定未能得到滿足的具體要求。不符合是未滿足要求，假如審核員不能識別要求，就不能提出不符合。
    要求可以有許多來源，可以是ISO 9001標準規定的，或組織的管理體系（內部要求）規定的，或是法律法規規定的，或是顧客要求的。一旦針對某一具體要求確認了不符合，就需形成文件，在文件描述中可以簡單到引用標準和有關條款。
    ISO 9001標準的某些條款可能不止一個要求，審核員要清楚地識別并寫下與不符合有關的具體要求。例如，寫出與該審核證據相關的標準要求或其他來源的準確內容。
    不符合報告最重要的一部分是不符合陳述。不符合陳述是推動組織進行原因分析，糾正和采取糾正措施的重要內容。
    不符合陳述要符合以下要求：
    不需加以說明并且與體系問題有關；
    明確、不含糊，表述正確并盡可能簡練；
    不能是審核發現的復述或用來代替審核證據。
    一份好的不符合報告應包含三個部分：
    審核證據；
    要求；
    不符合陳述。
    假如不符合報告的三個部分都寫得好，則受審核方或任何其他有關人員都能讀懂井理解不符合項目，這也會成為今后各自工作過程中參照的有用記錄。
    總而言之，以系統的方式對不符合進行記錄并形成文件，是在審核過程中為企業審核提供可追溯性，促進評審和提供完成糾正措施的證據的重要手段。
    對企業提出不符合后，審核員對組織糾正不符合情況的驗證，以及組織所實施的“關閉”不符合的過程，既可能為組織實現增值，又可能給組織帶來負面影響。如果審核員能通過開具的不符合報告，在規定的時間內確保組織已令人滿意地按照要求對不符合進行了糾正，就可以認為審核員為組織提供了增值服務，增加了組織獲得顧客滿意的可能性。