總而言之，以系統(tǒng)的方式對不符合進(jìn)行記錄并形成文件，是在審核過程中為企業(yè)審核提供可追溯性，促進(jìn)評審和提供完成糾正措施的證據(jù)的重要手段。
    對企業(yè)提出不符合后，審核員對組織糾正不符合情況的驗(yàn)證，以及組織所實(shí)施的“關(guān)閉”不符合的過程，既可能為組織實(shí)現(xiàn)增值，又可能給組織帶來負(fù)面影響。如果審核員能通過開具的不符合報(bào)告，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)確保組織已令人滿意地按照要求對不符合進(jìn)行了糾正，就可以認(rèn)為審核員為組織提供了增值服務(wù)，增加了組織獲得顧客滿意的可能性。
    那么，審核員如何對不符合進(jìn)行有效驗(yàn)證和關(guān)閉，以達(dá)到認(rèn)證機(jī)構(gòu)和受審核方都滿意的結(jié)果呢？
    首先，需要驗(yàn)證受審核方對不符合所采取的措施。
    體系審核員需要評審受審核方對不符合所采取的措施，并驗(yàn)證其有效性O(shè)一般情況下，組織對不符合所采取的措施有兩種不同的順序（每種順序都有三部分相同的內(nèi)容）：
    ①糾正一原因分析一糾正措施；②原因分析L喳H正一糾正措施。針對上面兩種不同的順序，企業(yè)可以根據(jù)產(chǎn)品類型或不符合的情況選擇一種。無論選擇哪一種，解決不符合的三部分內(nèi)容都是相同的。例如，對軟件產(chǎn)品，在查明原因之前不可能實(shí)施糾正；對硬件產(chǎn)品，如剎車片磨損的警示燈亮了就應(yīng)該立刻實(shí)施糾正。
    在這三部分內(nèi)容中，ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)給出了定義和陳述：不符合（不合格）是指“未滿足要求”，糾正是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格所采取的措施”，糾正措施是指“為消除已發(fā)現(xiàn)的不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。
    其中，“糾正”是消除已發(fā)現(xiàn)的不合格的措施。例如，糾正可以是用合格產(chǎn)品置換不合格產(chǎn)品，或是用程序的現(xiàn)行有效版本替代已作廢的版本。針對‘郭正措施”，必須首先確定不合格的原因。在這個過程中，組織可以有很多種方法和工具確定不合格的原因，從簡單的頭腦風(fēng)暴法到較復(fù)雜的系統(tǒng)問題解決技術(shù)（如問題根源分析、魚刺圖、“SWIH”等）。審核員應(yīng)熟悉這些工具的使用方法。因?yàn)閷?shí)施糾正措施的程度和有效性取決于對真實(shí)原因的識別。在某些情況下，這甚至?xí)�有助于組織識別并盡可能避免其他領(lǐng)域類似的不合格。
    在驗(yàn)證組織對不合格所采取的措施時(shí)，審核員需確認(rèn)組織是否提供了以上三部分內(nèi)容，也就是糾正、原因分析、糾正措施的文件和客觀證據(jù)，并且是適宜的。