4. 對預選供方進行調查、評價和選擇
    根據采購產品清單中需采購的產品及按重要度分級要求，對提供關鍵和重要采購產品的供方，參照組織已確定的采購信息要求進行質量保證能力的調查、評價和選擇。調查的內容應包括供方相關人員的能力、技術水平和資格要求等；還包括供方的設備能力二工藝水平、檢驗和試驗能力、合格原材料的供應能力。生產環境的保證能力等；同時地應包括供方的自我調控和改進提高的能力、產品實物質量、產品價格及售后服務和信譽情況等內容。通過調查，對供方作出總體評價，并進行選擇。合格供方清單應經過授權人批準，并按受控文件管理。
    對供方調查的方式應根據采購的不同產品及供方的具體情況具體確定，切不可以某種統一的模式進行。例如：
    （1）可以采取試用的方式進行。經過使用認為供方的產品可以滿足本組織的需要，同時應對供方的相關質量保證能力進行調查評價，以確保供方有能力長期穩定地提供合格產品。
    （2）根據采購產品的質量水平和信譽程度以及產品的品牌，直接將其確定為合格供方，如采購德國的西門子電器產品、我國寶鋼生產的鋼材等產品，不必進行質量保證能力的調查和評價。
    （3）對新列人采購名單的供方或了解不夠深人的供方，應按對供方調查和評價的內容進行，并依據組織制定的《對供方調查、評價和重新評價準則》的規定進行調查和評價，對判定合格的供方列人合格供方名單。
    組織在采購過程中，有的采購產品可能直接從商貿公司進貨。在這種情況下，組織對供方的調查和評價，可以是既評“商”又評“廠”。評價商貿公司的信譽是否可以長期穩定經銷貨真價實的產品，是否存在經銷假。冒、偽、劣產品的劣跡等。但更重要的是評“廠”。應根據相關信息，追溯到采購產品的直接生產廠家。
    5.在合格供方采購產品
    合格供方的產生一般應屬組織采購計劃下達前的準備工作。在具體實施采購時，應根據采購計劃的安排，到合格供方進行采購進貨。但組織可能發生“緊急采購”的情況。也就是已列人合格供方的組織由于某些特殊情況不能按正常情況進行供貨。在這種情況下，對新的供方進行調查和評價，在時間上已來不及了，因此組織應作出“緊急采購”的具體規定。例如對‘緊急采購”的供方通過授權人員的批準，取代對合格供方的調查；對“緊急采購”產品應做好標識，以便發生不合格時進行跟蹤更換等。同時還需要注意做好合格供方的繼續調查和評價。