質(zhì)量安全記錄控制程序
1.0目的：
確保各項(xiàng)質(zhì)量安全記錄能妥善且有效管理，以證明質(zhì)量和食品安全管理體系的有效運(yùn)作，并作為日后質(zhì)量改善和追溯的依據(jù)。
2.0適用范圍：
本程序適用于公司質(zhì)量和食品安全管理體系運(yùn)作產(chǎn)生之各項(xiàng)記錄的控制。
3.0定義：
3.1記錄：對(duì)公司質(zhì)量和食品安全管理體系有效運(yùn)作所產(chǎn)生數(shù)據(jù)、過(guò)程及異常事項(xiàng)進(jìn)行的記載，具有查詢、追溯、統(tǒng)計(jì)和指導(dǎo)等功能。
4.職責(zé)：
4.1各部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)相關(guān)質(zhì)量表單的編制與發(fā)放，依《文件與資料控制程序》規(guī)定執(zhí)行。
4.2各部門負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量安全記錄的收集、標(biāo)識(shí)、填寫、歸檔、儲(chǔ)存、檢索與銷毀。
4.3行政部負(fù)責(zé)質(zhì)量安全記錄的編號(hào)與修訂，并建立《質(zhì)量安全記錄一覽表》交管理代表批準(zhǔn)后實(shí)施。
5.0程序細(xì)則：
5.1記錄編號(hào)
質(zhì)量安全記錄編號(hào)由行政部統(tǒng)一編制，依《文件與資料控制程序》規(guī)定執(zhí)行。
5.2記錄產(chǎn)生
5.2.1各部門依作業(yè)程序需求自行設(shè)計(jì)所需表單，設(shè)計(jì)完成后報(bào)行政部統(tǒng)一編號(hào)。
5.2.2《質(zhì)量安全記錄一覽表》由行政部會(huì)同相關(guān)單位參考相關(guān)法令、作業(yè)程序等規(guī)定編制，以明確各項(xiàng)記錄的保存期限及保管責(zé)任部門。《質(zhì)量安全記錄一覽表》編制完成后報(bào)管理者代表批準(zhǔn)。
5.2.3記錄填寫應(yīng)字跡清晰端正，嚴(yán)禁涂改。如確有需要修改，修改時(shí)應(yīng)作增刪標(biāo)識(shí)，并簽上姓名。
5.2.4各職責(zé)單位的記錄應(yīng)經(jīng)由單位負(fù)責(zé)人審核后方為正式有效之記錄。
5.2.6記錄產(chǎn)生單位依《文件與資料控制程序》規(guī)定，將有關(guān)記錄分發(fā)各相關(guān)單位,各相關(guān)單位負(fù)責(zé)記錄的收集、分析與保管，并作為持續(xù)改善的依據(jù)。
5.2.7 各部門應(yīng)定期匯總質(zhì)量安全記錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后予以保存。
5.3記錄保管
5.3.1記錄保管單位應(yīng)指定專人依《質(zhì)量安全記錄一覽表》中規(guī)定的保存期限保管各項(xiàng)記錄。
5.3.2記錄保存應(yīng)按照記錄的性質(zhì)、類別、編號(hào)與產(chǎn)生日期等進(jìn)行有序保管，以便于建檔和查閱。
5.3.3記錄保存環(huán)境應(yīng)保持清潔、干燥和安全，以免造成記錄的毀損或遺失。
5.3.4相關(guān)單位在需查閱或復(fù)印記錄時(shí)，應(yīng)先征得保管單位負(fù)責(zé)人同意后方可進(jìn)行.查閱時(shí)必須保持記錄的完整與清潔，且不得隨意更改記錄內(nèi)容。
5.4記錄保存期限
行政部和各保管單位根據(jù)記錄的重要性、參考性及追溯性，確定記錄的保存期限，并記錄與《質(zhì)量安全記錄一覽表》中，按規(guī)定的保存期限實(shí)施。
5.5記錄銷毀
5.5.1保存期限到期的記錄由保管單位視實(shí)際需求，如無(wú)特殊情況在保管單位負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)后銷毀。記錄背面可以重復(fù)使用，但必須于正面加蓋“作廢文件”章標(biāo)識(shí)，以防誤用。