文件與資料控制程序
1.0 目的：
明確本公司文件與資料相關(guān)控制程序，使質(zhì)量體系所使用的文件迅速而準(zhǔn)確地流動，確保本公司各單位使用有效的最新文件與資料，從而使公司質(zhì)量管理體系得以有效運行。
2.0適用范圍：
適用于公司生產(chǎn)管理，行政溝通及對外業(yè)務(wù)作業(yè)各階段所需的文件與資料的管理。
3.0定義：
3.1質(zhì)量手冊：是公司質(zhì)量和食品安全管理體系運行的指導(dǎo)性和綱領(lǐng)性文件。
3.2程序文件：是質(zhì)量手冊規(guī)定的質(zhì)量管理體系運行的各項程序性文件，是全公司或多部門之業(yè)務(wù)范圍內(nèi)認(rèn)為有制度化文件。
3.3作業(yè)指導(dǎo)書：是程序文件規(guī)定各單位使用的操作標(biāo)準(zhǔn)，是各經(jīng)辦業(yè)務(wù)作業(yè)者在作業(yè)范圍內(nèi)，認(rèn)為有制度化必要的文件。
3.4表單：質(zhì)量記錄作業(yè)結(jié)果所用的文件。
3.5外來文件：是由外部取得具有留存參考價值之文件，如法律、法規(guī)、設(shè)備操作手冊等。
4. 0職責(zé)：
文件類別
編  制
審  核
批  準(zhǔn)
原稿控制
質(zhì)量手冊
行政部
管理者代表
總經(jīng)理
行政部
程序文件
職責(zé)單位
部門主管
總經(jīng)理
行政部
作業(yè)文件
職責(zé)單位
單位主管
部門主管
行政部
質(zhì)量記錄
職責(zé)單位
單位主管
部門主管
行政部


5. 0程序規(guī)則：
5.1文件的編制，修訂和廢止作業(yè)：
5.1.1文件的編制：各職能單位在發(fā)生新增內(nèi)部規(guī)范或操作程序需增加文件時，由部門主管指定人員填寫《文件編制、修訂、廢止申請單》。經(jīng)相關(guān)的審核、批準(zhǔn)后交行政部發(fā)行。
5.1.2文件的編號：
質(zhì)量手冊：   gzhl/HM/B/0
程序文件：   gzhlQP-□□ (如QP-01)
作業(yè)文件：   gzhlWI-□□ (如WI-01)
記錄表格：  根據(jù)程序文件要求的記錄表格，進行編號，例gzhlQP-01-01。
外來文件：   gzhlWL-□□ (如WL-01)
5.1.3 版本管理
文件版本用A，B，C，D……表示，文件修改次數(shù)以0，1，2，3……表示，文件修改以頁為單位，修改次數(shù)累計達5次時，整個文件換版。
5.1.4文件的修訂：
當(dāng)實際操作程序或規(guī)范發(fā)生變更而導(dǎo)致管控文件需進行增刪時，由各作業(yè)單位人員填寫提出申請，經(jīng)各相關(guān)單位會簽評審無誤和批準(zhǔn)后再送交行政部更新原文件，具體批準(zhǔn)權(quán)限同文件編制作業(yè)。
5.1.5文件的廢止：
當(dāng)工作發(fā)生結(jié)構(gòu)性變化需廢止某些文件時，由原文件編制單位主管提出申請，經(jīng)審批后由行政部進行文件的廢止。
5.2文件的發(fā)放和回收：
5.2.1文件的發(fā)放：
5.2.1.1新編制或修訂的文件在審核批準(zhǔn)后由行政部根據(jù)需要印制文件，加蓋“受控文件”章統(tǒng)一發(fā)放登記。收文單位在《文件發(fā)放、回收記錄》上簽收。