5.2.1.2公司對外發放的文件，如質量手冊等，蓋上“僅供參考”章，應同樣在《文件發放、回收記錄》的備注欄加以注明。發往外單位的文件發生修訂時，公司不負責更新。
5.2.2文件的回收：
修訂或廢止文件時，應由行政部依《文件發放、回收記錄》上的發行記錄收回原發放份數，并記錄于《文件發放、回收記錄》上，加蓋“作廢文件”印簽。回收的文件應有必要時作保留，不要保留可銷毀或作廢紙再利用。
5.3文件的保管：
5.3.1文件保管單位：原稿一律由行政部保存，發放的文件由各單位自行保存。行政部保存的原稿應有明細清單《文件存檔銷毀記錄表》，并隨時更新。
5.3.2回收或廢止舊版文件時，各單位不得保留舊版，歷次舊版文件或廢止文件應在行政部保存。并加蓋“作廢文件”印簽。
5.3.3現場使用的文件須置于作業場所，非現場使用的文件由各使用單位指定專人集中保管。
5.3.4各單位不得自行復印正式文件。若發現文件有殘缺可直接與行政部調換。
5.3.5正式文件上嚴禁作任何標記或符號。
5.3.6行政部設專人管理文件，并將文件管理納入內部質量審核項目中，以確保資料正確被使用。
5.4文件銷毀：各單位回收或廢止的文件統一由行政部進行。
5.5文件評審：
5.5.1文件評審每年進行一次，時間為每年的12月，由行政部組織，會同各相關單位和部門主管共同進行。
5.6外來文件的控制：
5.6.1各單位收獲外來標準，規范等文件時應交由行政部編號保管，記錄于《文件分類一覽表》，并作“受控文件”標識。
5.6.2外來文件若有修訂版本應同樣交由行政部更新。控制作業在每半年一次的《文件分類一覽表》審核時，同樣注意對外來文件的作業，確保公司使用有效的外來受控文件。
6.0相關文件：
《質量安全記錄控制程序》
7.相關表單：
《文件更改申請表》            gzhlQP-01-01
《程序文件修改記錄》    gzhlQP-01-02
《文件發放、回收記錄》    gzhlQP-01-03
《文件分類一覽表》            gzhlQP-01-04
《文件存檔銷毀記錄表》    gzhlQP-01-05
《文件借閱、復制登記表》gzhlQP-01-06