5.5  職責權限和溝通

5.5.1 職責和權限

1.理解要點

1.1確保規定組織內與實施質量管理體系有關的各職位的職責

1.2規定相關職位的權限

1.3規定相關職位的相互關系

1.4對上述職責、權限及相互關系進行溝通

2.實施步驟及方法建議

2.1實施步驟

2.1.1       確定實施體系所需的組織職位

2.1.2       明確職位的相關關系

2.1.3       按體系要求將職位職責分解

2.1.4       明確履行職責時的權限

2.1.5       以文件方式規定職責、權限及相互關系

2.1.6       了解、溝通文件中職責的規定

2.2  實施方法 

2.2.1   確定職位及相互關系

a)可以描述部門組織結構圖將各部門及部門的關系（矩陣式或職能式）

b)將部門的職位加以明確，描述職位的結構圖

2.2.2   將每個職位對應的職能進行分解(見例)

a)列出所有相關職位

b)列出體系要求并將體系要求分解

c)以矩陣圖方式指出職位職責與體系要求相關關系

2.2.3   以文件方式（可以結合人力資源管理中職位描述job  discription 的要求）表述職位的職責和權限并在相關程序中再次明確。

2.2.4   通過培訓、教育加以溝通了解

3. 程序要求

職位說明書，建議以作業指導書形式發布

4.錯誤的理解

4.1組織的職責和權限要求主要指要明確組織各部門的職責、權限

說明：應指各相關職位的職責、權限

4.2只有管理層人員才需有權限規定

說明：操作層人員如檢驗人員才可能有權限的規定

4.3職責的規定應在手冊中加以描述

說明：可以以任何文件形式加以規定

5.討論區

5.1            組織內的職責、權限及相互關系應由誰來規定？描述職責權限及相互關系時應考慮哪些內容？

6.案例分析

某公司的職責描述都有兩份，一份是針對ISO9000要求，另一份是ISO9000以外的職責要求，如財務、環境、安全衛生等，請分析兩份是否可以合并成一份各有什么優缺點？

 

5.5.2管理者代表

1.    理解要點

1.1  管理者代表由最高管理者指定

1.2  管理者代表應是一名管理人員

1.3  管理者代表不一定是專職人員，可以履行其它職責

1.4  管理者代表的職責和權限三個方面

1.4.1體系過程相關職權：確保建立、實施和保持質量管理體系過程

1.4.2報告職權：向最高管理者報告體系業績和改進需求

1.4.3提高意識職權：整個組織提高對顧客要求的意識

1.4.4可以包括外部聯絡的職權