在建立HSE管理體系過(guò)程中，編寫(xiě)程序文件用時(shí)較多，占有重要地位。程序文件是企業(yè)管理中科學(xué)的管理制度，必須強(qiáng)制執(zhí)行，為此，程序文件必須具有較強(qiáng)的可操作性和可執(zhí)行性。筆者參與了中國(guó)石化管道儲(chǔ)運(yùn)公司的程序文件編寫(xiě)工作。取得了一定經(jīng)驗(yàn)，現(xiàn)總結(jié)出來(lái)，供大家探討。

    1 　程序文件編寫(xiě)前的準(zhǔn)備

    a)收集和整理企業(yè)現(xiàn)行的管理規(guī)定。

    b)確定并完善各部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限，包括現(xiàn)有部門(mén)的職責(zé)和權(quán)限調(diào)查；列出需要調(diào)整或補(bǔ)充的職責(zé)和權(quán)限的清單。

    c)落實(shí)程序文件編寫(xiě)的工作組織；

    d)編制程序文件清單表；

    e)編制體系文件編寫(xiě)大綱。

    2　程序文件編寫(xiě)時(shí)應(yīng)遵循的原則

    編寫(xiě)程序文件應(yīng)執(zhí)行5W+1H原則，即：What(做什么工作)；Who（該項(xiàng)工作由誰(shuí)去做，誰(shuí)負(fù)責(zé)檢查評(píng)價(jià)）；Where（該項(xiàng)工作在哪兒做）；When(該項(xiàng)工作什么時(shí)候做)；Why（為什么要做該工作）；How（怎么去做，依據(jù)是什么）。

    3　程序文件編寫(xiě)后應(yīng)達(dá)到的要求

    a)指明實(shí)施程序文件的主管部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的職責(zé)權(quán)限、接口及相互關(guān)系。

    b)在每一個(gè)具體的程序文件中，列出開(kāi)展此項(xiàng)活動(dòng)的步驟，保持合理的編寫(xiě)順序，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容；明確各項(xiàng)活動(dòng)的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施；明確每個(gè)過(guò)程中各項(xiàng)工作由誰(shuí)干，什么時(shí)間干，什么場(chǎng)合（地點(diǎn)）干、干什么、為什么干、怎么干、如何控制及所要達(dá)到的要求；需形成記錄和報(bào)告的內(nèi)容；出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時(shí)輔以流程圖。

    4　程序文件編寫(xiě)過(guò)程中存在的問(wèn)題

    4.1　與標(biāo)準(zhǔn)要求存在差距

    由于對(duì)中國(guó)石化集團(tuán)公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)如：《油田企業(yè)安全、環(huán)境與健康（HSE）管理規(guī)范》內(nèi)容理解不深，導(dǎo)致編寫(xiě)后的程序文件不能完全符合標(biāo)準(zhǔn)要求。

    4.2　職責(zé)劃分不清楚

    由于程序文件編寫(xiě)人員對(duì)機(jī)關(guān)各部門(mén)崗位職責(zé)不熟悉，在編寫(xiě)前也沒(méi)有嚴(yán)格按照程序文件編寫(xiě)前的準(zhǔn)備去做，導(dǎo)致職責(zé)劃分不清楚，平級(jí)部門(mén)職責(zé)沒(méi)有涉及到，下屬單位的職責(zé)沒(méi)有分層次描述，導(dǎo)致程序文件可執(zhí)行性不強(qiáng)。

    4.3　職責(zé)與所干工作不符

    職責(zé)劃分存在分歧時(shí)，應(yīng)按照職責(zé)要求劃分，將原來(lái)不正確的職責(zé)改正過(guò)來(lái)，如：教育培訓(xùn)應(yīng)由人教部門(mén)牽頭，專(zhuān)業(yè)部門(mén)配合，而不是專(zhuān)業(yè)部門(mén)單獨(dú)負(fù)責(zé)。〕

    4.4　沒(méi)有嚴(yán)格按照HSE管理體系十要素要求編寫(xiě)

    體系十要素要求：任何一項(xiàng)工作均要求有計(jì)劃、實(shí)施、檢查、改進(jìn)內(nèi)容，但在編寫(xiě)程序文件時(shí)，檢查、改進(jìn)兩項(xiàng)往往容易忽略，致使沒(méi)有形成一套完整體系。

    4.5　相關(guān)職能部門(mén)參與熱情不高

    各職能部門(mén)應(yīng)積極參與到文件編寫(xiě)工作中，充分理解體系要求，避免出現(xiàn)安全部門(mén)獨(dú)攬，為以后的體系運(yùn)行埋下隱患。

    4.6　程序文件羅嗦，層次不清楚

    在編寫(xiě)程序文件時(shí)，應(yīng)盡量做到文件最小化、高效化，注重可操作性。在程序文件中能說(shuō)清楚的，不應(yīng)再編寫(xiě)運(yùn)行控制文件，相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容或管理規(guī)定應(yīng)納入到一起寫(xiě)，避免出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)，更不能出現(xiàn)矛盾的內(nèi)容。