在建立HSE管理體系過程中，編寫程序文件用時較多，占有重要地位。程序文件是企業(yè)管理中科學(xué)的管理制度，必須強制執(zhí)行，為此，程序文件必須具有較強的可操作性和可執(zhí)行性。筆者參與了中國石化管道儲運公司的程序文件編寫工作。取得了一定經(jīng)驗，現(xiàn)總結(jié)出來，供大家探討。

    1 　程序文件編寫前的準備

    a)收集和整理企業(yè)現(xiàn)行的管理規(guī)定。

    b)確定并完善各部門的職責(zé)和權(quán)限，包括現(xiàn)有部門的職責(zé)和權(quán)限調(diào)查；列出需要調(diào)整或補充的職責(zé)和權(quán)限的清單。

    c)落實程序文件編寫的工作組織；

    d)編制程序文件清單表；

    e)編制體系文件編寫大綱。

    2　程序文件編寫時應(yīng)遵循的原則

    編寫程序文件應(yīng)執(zhí)行5W+1H原則，即：What(做什么工作)；Who（該項工作由誰去做，誰負責(zé)檢查評價）；Where（該項工作在哪兒做）；When(該項工作什么時候做)；Why（為什么要做該工作）；How（怎么去做，依據(jù)是什么）。

    3　程序文件編寫后應(yīng)達到的要求

    a)指明實施程序文件的主管部門及相關(guān)部門的職責(zé)權(quán)限、接口及相互關(guān)系。

    b)在每一個具體的程序文件中，列出開展此項活動的步驟，保持合理的編寫順序，明確輸入、轉(zhuǎn)換和輸出的內(nèi)容；明確各項活動的接口關(guān)系、職責(zé)、協(xié)調(diào)措施；明確每個過程中各項工作由誰干，什么時間干，什么場合（地點）干、干什么、為什么干、怎么干、如何控制及所要達到的要求；需形成記錄和報告的內(nèi)容；出現(xiàn)例外情況的處理措施等，必要時輔以流程圖。

    4　程序文件編寫過程中存在的問題

    4.1　與標準要求存在差距

    由于對中國石化集團公司企業(yè)標準如：《油田企業(yè)安全、環(huán)境與健康（HSE）管理規(guī)范》內(nèi)容理解不深，導(dǎo)致編寫后的程序文件不能完全符合標準要求。

    4.2　職責(zé)劃分不清楚

    由于程序文件編寫人員對機關(guān)各部門崗位職責(zé)不熟悉，在編寫前也沒有嚴格按照程序文件編寫前的準備去做，導(dǎo)致職責(zé)劃分不清楚，平級部門職責(zé)沒有涉及到，下屬單位的職責(zé)沒有分層次描述，導(dǎo)致程序文件可執(zhí)行性不強。

    4.3　職責(zé)與所干工作不符

    職責(zé)劃分存在分歧時，應(yīng)按照職責(zé)要求劃分，將原來不正確的職責(zé)改正過來，如：教育培訓(xùn)應(yīng)由人教部門牽頭，專業(yè)部門配合，而不是專業(yè)部門單獨負責(zé)。〕

    4.4　沒有嚴格按照HSE管理體系十要素要求編寫

    體系十要素要求：任何一項工作均要求有計劃、實施、檢查、改進內(nèi)容，但在編寫程序文件時，檢查、改進兩項往往容易忽略，致使沒有形成一套完整體系。

    4.5　相關(guān)職能部門參與熱情不高

    各職能部門應(yīng)積極參與到文件編寫工作中，充分理解體系要求，避免出現(xiàn)安全部門獨攬，為以后的體系運行埋下隱患。

    4.6　程序文件羅嗦，層次不清楚

    在編寫程序文件時，應(yīng)盡量做到文件最小化、高效化，注重可操作性。在程序文件中能說清楚的，不應(yīng)再編寫運行控制文件，相關(guān)聯(lián)的內(nèi)容或管理規(guī)定應(yīng)納入到一起寫，避免出現(xiàn)內(nèi)容重復(fù)，更不能出現(xiàn)矛盾的內(nèi)容。