5.4.4           文控文員按《文件發(fā)放/作廢記錄清單》規(guī)定的部門發(fā)放，相關部門需簽字確認，以證實已收到更改后的文件；


5.4.5           一般C、D類文件的更改采用整份換版的方式， A、B類文件需采用換頁、


局部修改等方式，更改需在《文件更改申請單》中特別注明更改的內容，以便審批。


5.5         文件和資料的領用


5.5.1           提供給顧客、供應商、認證機構等的文件和資料，由相關部門直接打印，不做記錄；


5.5.2           當外部審核之前，如公司體系文件有較大變化時，需重新提供新文件，沒有較大變化時，則不需要重新提供。


5.6         文件和資料的保存及銷毀


5.6.1           所有文件和資料由文控文員統(tǒng)一以電子文檔形式保存；


5.6.2           《文件發(fā)放/作廢記錄清單》由文控文員統(tǒng)一以書面文檔形式保存；


5.6.3           電子文檔需保存于兩塊或以上不同的硬盤中，其中有一塊無法讀取時，需及時另做備份。


5.6.4           文控文員保存文件時，文件應有序的加以保存以便存取和查閱；


5.6.5           作廢文件和資料，由文控文員填寫，同《文件銷毀記錄表》，經(jīng)總經(jīng)理批準后由文控文員銷毀。


5.7         外來文件的控制


5.7.1           各部門負責收集相關國家、國際標準的最新版本，交文控文員統(tǒng)一管理；


5.7.2           外來文件的發(fā)放參照本程序5.3


5.7.3           外來文件和資料直接引用作為設計、采購、生產(chǎn)、檢驗、校準等的依據(jù)等時，需經(jīng)管理者代表批準，交文控文員留存一份備案，分發(fā)時做好簽收記錄；


5.8         文件和資料的管理


5.8.1           本公司的電子文檔，各種記錄、表格可以以電子檔形式保存；


5.8.2           書面文檔不做為作業(yè)指導，任何有異意的文件，均以文控文員備份的電子文檔為準；


5.8.3           公司內部運作及外部法律、法規(guī)及標準變更時，應及時更改相應的體系文件。

6.0     相關文件和記錄

6.1                《文件發(fā)放/作廢記錄清單》                                   XZ-4007