編寫質量管理體系文件應內容決定形式，形式反映內容并服從內容需要，實現內容和形式的統一，內容第一，形式第二。有些企業本末倒置，重形式輕內容，甚至只追求形式。這是一些企業雖然貫標，但質量管理水平沒有得到改進和提高，或雖然能獲得質量管理體系認證證書，但不能保證產品質量并滿足顧客需求，經營效果每況愈下的一個原因。
   編寫質量管理體系文件有“十忌”：一忌理解片面，只顧企業實際需要，不符合標準要求；二忌模式化、脫離“企情”，照抄照搬“范本”，不符合企業實際；三忌割斷歷史，推倒原有質量管理制度，重新打鼓另開張；四忌集中“秀才”關門作文章，中看不中用S五忌由咨詢師越組代向，而不培養和依靠自己的專家；六忌由文件決定過程，而非過程決定文件；七忌缺乏系統管理思想，體系文件相互矛盾不協調；八忌就質量論質量，“單打一”，缺少綜合平衡；九忌不與企業文化相融合；十忌一勞永逸，不隨發展和變化隨時修訂。
    二、符合標準要求與適應企業實際需要的關系
    符合標準要求是本，適應企業實際需要是魂。無本則不立，無魂則不活。
    所謂本，就是原原本本執行標準，與標準保持一致，不能隨意刪減，不許有“漏項”，特別是標準提出了要求，企業應做而未做到的一定要寫人文件，但不能把標準當作死板僵化的教條照搬照抄，搞形式主義，本本主義。死搬硬套標準的條條會喪失質量管理的生動活力，不僅達不到貫標的目的，反而有損質量管理的形象。
    所謂魂，就是從企業的實際出發，對具體問題作具體分析，充分反映企業的特點及實施標準的具體途徑和具體措施，但不是現狀的寫實。要把原來行之有效的質量管理方法加以總結提高，按照標準要求，使之科學化、系統化、規范化、法制化。質量管理體系文件應既符合標準要求，又適應企業實際需要，把標準規定的普遍原理、原則與企業質量工作的具體實踐結合起來，把標準的通用要求轉化為反映企業特點。與企業文化融合、符合實際，繁簡和寬嚴適宜、有利操作執行的企業法規，實現從“標準語言”到“企業語言”的轉化。
    三、質量管理與其他專業管理的關系
    質量管理應與企業其他專業管理相融合，而不是簡單的合并，更不能“一人一把號，各吹各的凋”。簡單合并或“各吹各的調”是以往質量管理工作出現“兩層皮”問題的重要原因。 ISO 9001標準采用8項質量管理原則及過程為基礎的結構，既適用于質量管理，又適用于企業其他專業管理，為兩者相結合創造了有利條件。標準中提出的質量管理要求與其他專業管理要求既有許多共同之處，相互一致，又有明顯差別，相互不同，如質量方針與總經營方針、質量職責與崗位職責或工作（質量）標準、質量策劃與計劃管理、設計控制與技術管理、生產過程控制與工藝管理、采購控制與物資供應管理，文件控制與檔案管理、監視和測量裝置的控制與計量管理等。必須把質量管理的要求融人到其他專業管理業務之中，而不是只作為附屬要求、各業務部門必須把落實全部質量管理要求作為自身業務工作密不可分的重要組成部分，而不是附帶工作。這樣，才能實現融合。