人類自覺改造世界的生產經營活動，是利用各種資源實現價值增值的過程。要實現價值增值的目的，過程必須具備三個特征：可控制，可改進，可追溯。這三個特征的實現，必須依賴記錄，記錄是通過客觀描繪"過程的軌跡"，使過程可控制、可改進、可追溯。
    記錄時過程可控制的基礎
    管理體系采用過程的方法，推崇過程管理的模式。要有好的結果，必須通過控制控制過程實現既定的目標。可控制，就是為了確保過程達到預期目的，必須對過程的運行情況進行控制。控制是依據控制標準與過程的實際運行情況進行對照，發現問題并進行糾正的活動。過程的實際運行情況是靠測量實現的，過程測量會形成過程的有關記錄，如生產過程中各種工藝參數的記錄等。當所記錄的過程參數超出設定的控制標準后，應立即糾偏，以確保過程在設定的范圍內運行。因此，過程的記錄要完整。它可能是對過程的實時連續記錄，也可能是對重要的監測點進行記錄，隨意產生的記錄往往不能產生預期效果。
    目前，很多企業在管理中仍然存在相當多的隨意性，對一些重要管理活動缺乏策劃，沒有落實相應的管理程序與要求，沒有形成充足的證據，即記錄。沒有記錄，就無法對過程進行控制，管理活動就會有較大的隨意性，就會出現一些失控的"死角和交叉帶"。因此，對活動記錄的完善是體系建設的基礎工作之一。
    記錄是過程可改進的前提
    持續改進是管理體系的基本要求，實現體系持續改進的微觀基礎是實現對每個過程的改進。對體系和對過程的改進都是通過PDCA循環實現的，即通過計劃、執行、檢查、處置四個環節形成一個管理閉環，形成一個連續的過程鏈，上一個環節是下一個環節的輸入。從管理改進是一種管理決策，有效地決策必須建立在數據和信息分析的基礎上。基于事實的決策，首先要有基于記錄的事實。
    從很多企業的情況看，用于管理改進的記錄不是太多，太繁瑣的問題，而是不全面、不完整、不規范的問題。精細化管理較之以前的粗放管理可能是一種"繁瑣"，但經過梳理、規范和系統化后，將逐漸顯現其效應。首先，要達到每個流程都清晰的設計和使用必要的記錄；然后，是記錄數量和格式內容的改進與精簡，數據信息系統化，數據采集自動化，有效信息共享化，重要信息安全化。這些目標有助于過程的改進和完善。
    記錄是過程可追溯的保證
    可追溯是通過建立過程與記錄的映射關系，通過記錄反映過程運行的特征。可追溯特征也是可控制和改進的基礎。可追溯的作用包括兩個方面：一是確保過程在出現問題之后采取形影的措施，二是對出現問題的過程進行責任追究。第一個方面的作用是通過控制與改進實現的，第二個方面的作用在于對過程的操作者和管理者產生一定的約束作用，促使其嚴格按照過程要求進行操作和管理。