從很多企業的情況看，用于管理改進的記錄不是太多，太繁瑣的問題，而是不全面、不完整、不規范的問題。精細化管理較之以前的粗放管理可能是一種"繁瑣"，但經過梳理、規范和系統化后，將逐漸顯現其效應。首先，要達到每個流程都清晰的設計和使用必要的記錄；然后，是記錄數量和格式內容的改進與精簡，數據信息系統化，數據采集自動化，有效信息共享化，重要信息安全化。這些目標有助于過程的改進和完善。
    記錄是過程可追溯的保證
    可追溯是通過建立過程與記錄的映射關系，通過記錄反映過程運行的特征。可追溯特征也是可控制和改進的基礎。可追溯的作用包括兩個方面：一是確保過程在出現問題之后采取形影的措施，二是對出現問題的過程進行責任追究。第一個方面的作用是通過控制與改進實現的，第二個方面的作用在于對過程的操作者和管理者產生一定的約束作用，促使其嚴格按照過程要求進行操作和管理。
    記錄還是"盡職盡責"的證據，工作完成得好，它是業績的記載；工作除了紕漏，它是"免責"的依據。例如，在一個無人難題的責任認定中，有些記錄的缺失，成了一些人心中永遠的痛。雖然盡了應盡的職責，做出了正確的判斷，并表達了自己的決策意見和建議，但因為沒有留下記錄，查無證據，不得不接受處罰。在工作中、活動中留下關鍵證據（記錄）的重要性和必要性，已被越來越多的人認識和利用。