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如何改善內(nèi)部稽核訓練

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您會遭遇哪些問題,又該如何因應? 
內(nèi) 部稽核是現(xiàn)代管理系統(tǒng)標準的要求之一。質(zhì)量管理系統(tǒng)ISO9001與ISO/TS 16949 在8.2.2節(jié)中要求:「企業(yè)組織應定期做好內(nèi)部稽核..」。ISO/TS 16949進一步于 8.2.2.5內(nèi)部稽核資格中提到:「企業(yè)應編制合格稽核人員可確認標準中所要求的規(guī)定。」同樣地,環(huán)境管理系統(tǒng)標準ISO 14000在4.5.1節(jié)中要求應做內(nèi)部稽核;信息安全管理標準BS 7799〔ISO 17799〕則要求信息安全管理系統(tǒng)中,至少一年做一次稽核,類似條文不勝枚舉。
現(xiàn)況
一般企業(yè)很少安排員工參加外部訓練課程,就算有,也只安排一兩位。其中原因很多,可概括如下:
• 成本
• 員工可投注工作時間變少
• 公司內(nèi)老鳥〔例如品管部門經(jīng)理或主任〕的保護政策
訓練質(zhì)量
如果員工被送去上「內(nèi)部稽核」課程,受訓時間通常只有一到三天,大部分時間在閱讀標準。企業(yè)主管總認定世界級訓練課程或大師,不是太貴,就是請不到。一般課程都重在閱讀與講解規(guī)范,而不是講解稽核技巧。很多內(nèi)稽課程與ISO 9001-1994課程類似。
所有授課者應自問,是否真的改變稽核人員多少? 若只是閱讀標準然后花錢在標準上,成效值得質(zhì)疑。
選擇內(nèi)部稽核人員
選 擇內(nèi)部稽核人員并無法永遠確保語言不是一個障礙。許多美國公司雇用的員工來自不同文化背景,說不同的語言,聚集在一起工作。不過起用的內(nèi)部稽核人員,未必 說或了解企業(yè)內(nèi)部的官方語言。選擇方式的一個重大錯誤是從制造部門挑選,或更糟的,就只從品管部門選出。(注: 所選擇的稽核人員應具有部門或過程代表性) 目前最大的問題是,似乎許多企業(yè)在選擇內(nèi)部稽核人員時,是根據(jù)一個問題:「現(xiàn)在誰最有空?」 (注: 公司應盡量培養(yǎng)較多的合格內(nèi)部稽核人員, 每名只需稽核少量的過程而非全部的過程)
 
然而,ISO 9001:2000 要求企業(yè)應鑒別質(zhì)量管理系統(tǒng)所需的流程及組織內(nèi)的實務應用 (1.2 小節(jié))。企業(yè)應誠實自問是否內(nèi)稽人員在教育背景、技巧及經(jīng)驗上是否適任。
注意「培訓訓練者」觀念
認 為「培訓訓練者」就是送一個人去上相關主題課程,是現(xiàn)代管理主要的錯誤觀念之一。為確保有足夠的內(nèi)部稽核人員,許多企業(yè)找受過外部訓練的稽核人員來當講 師。在同一企業(yè)中,這種方法歷經(jīng)數(shù)代仍不斷被采用。我們都知道傳聲筒游戲。這個游戲是第一個人把聽到并理解的句子傳達給第二個人,第二個人再傳給第三個 人,傳到最后一人時,最有趣的是比較最后一人所聽到的,與第一個人所聽到句子有何差別。當它是游戲時,很有趣;但當一個企業(yè)期望而且必須在越趨競爭激烈的 國際市場上求生時,實行這種方法,則顯得有風險。

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