在質(zhì)量管理體系文件運行的初期，咨詢?nèi)藛T要指導(dǎo)參與質(zhì)量管理體系運行的各相關(guān)部門，一定要嚴(yán)格按質(zhì)量管理體系文件的要求去執(zhí)行。不要輕易、擅自編制質(zhì)量管理體系文件。防止質(zhì)量管理體系出現(xiàn)文件擴張的現(xiàn)象。
    質(zhì)量管理體系文件擴張即是在質(zhì)量管理體系運行中，一些部門為了滿足本部門質(zhì)量管理體系運行的需要，未經(jīng)質(zhì)量管理部門的批準(zhǔn)，擅自做主編制了相應(yīng)的作業(yè)指導(dǎo)性文件和質(zhì)量記錄。這些文件和記錄符合了本部門的管理需要，但是與整個質(zhì)量管理體系文件的相容性差距很大。有些文件的規(guī)定甚至和質(zhì)量管理體系文件的相關(guān)要求背道而馳。對保持質(zhì)量管理體系運行的符合性及有效性危害很大，嚴(yán)重時會造成干擾質(zhì)量管理體系運行的后果。如果各個參與質(zhì)量管理體系運行的部門和人員都這樣做的話，將形成質(zhì)量管理體系文件擴張膨脹的狀況。最終，有可能導(dǎo)致質(zhì)量管理體系運行停滯的嚴(yán)重后果。因此，在質(zhì)量管理體系運行時，企業(yè)的最高管理者和各部門負責(zé)人對此種情況一定要引起足夠的重視，防止此類情況發(fā)生。
    為了達到防止質(zhì)量管理體系文件擴張的狀況發(fā)生的目的，咨詢?nèi)藛T要指導(dǎo)企業(yè)的相關(guān)人員提高自覺執(zhí)行質(zhì)量管理體系文件的意識。要把所編制好的質(zhì)量管理體系文件及時納入《質(zhì)量管理體系文件受控清單》中去。要確保現(xiàn)場所使用的文件均是有效的受控版本。凡是沒有列入受控文件清單中的文件均為無效版本。在企業(yè)內(nèi)部絕不允許使用非受控文件。對已經(jīng)編制、完善的質(zhì)量記錄也要及時納入《質(zhì)量記錄清單》中去。對納入記錄清單中的各種質(zhì)量記錄，也按非受控文件處理，不允許使用和參與質(zhì)量管理體系運行。
    上述文件和質(zhì)量記錄的管理，一定要有專人負責(zé)。要選拔素質(zhì)較高，責(zé)任心較強的人員擔(dān)任此項工作。在質(zhì)量管理體系運行的過程中，管理者代表和質(zhì)量管理部門的負責(zé)人要定期到現(xiàn)場和各相關(guān)部門監(jiān)督檢查，確保“非法”文件和質(zhì)量記錄沒有參與質(zhì)量管理體系運行的機會，使質(zhì)量管理體系運行工作順利開展。