4.1.4.3.2文件由人事部按“文件和資料編號規定”進行編號，加蓋“受控”印章.
4.1.4.3.3文件領用人在相應的文件發放部門填好“文件和資料領用、回收登記表”并簽名后領取相應的文件和資料；
4.1.4.3.4如果顧客需要質量體系文件，由銷售部申請，經管理者代表批準后領用，屬非受控文件。
4.1.4.4文件的使用、管理
4.1.4.4.1文件使用人應正確使用和妥善保管好文件，以防損壞和丟失，不得隨意外借或攜帶出公司不得復制，隨意更改，
4.1.4.4.2當文件使用人一旦將文件丟失，應由使用人所在部門填寫“文件補發申請單”經總經理批準后交到文件的相應的發放部門辦理領用手續，文件發放部門在補發時應給予新的發放號；
4.1.4.4.3當文件使用人使用的文件嚴重損壞且影響使用時，應到相應的文件發放部門辦理更換手續，以舊換新，發放號仍用原發放號，舊文件或資料由文件發放部門銷毀。
4.1.4.5文件的更改
4.1.4.5.1當質量體系文件運行中發現不適用或有錯誤時，經原審批部門審批后，由文件發放部門填寫“文件更改通知單”統一更改；
4.1.4.5.2文件的更改應采用劃改，并在更改欄（或更改頁）做好更改標識，注明日期和內容，更改人必須簽名。
4.1.4.6文件的換版、回收與作廢
4.1.4.6.1當文件已有大量文字修改時，應進行換版，原版文件或資料作廢，換新版本，版本順序為A、B、C......；
4.1.4.6.2對作廢的文件或資料，由文件發放部門報文件的領用、回收登記表統一回收；
4.1.4.6.3具有參考價值的作廢文件或資料，由文件發放部門加蓋“作廢保留”章，由各部門自行保存；
4.1.4.6.4對無保存價值的作廢文件或資料，由文件放部門統一回收，及時填寫“文件銷毀單”
4.1.4.7文件在實施中由于組織結構、產品、工作流程、法律法規等發生改變時，由原文件管理者代表組織人員對文件進行評審；每年12月份由總經理組織人員對質量手冊進行評審。
4.1.4.8由人事部制定能識別文件現行修訂狀態的清單。
4.1.5.相關文件
4.1.5.1文件編導規定
4.1.6.質量記錄
4.1.6.1文件領用、回收登記表
4.1.6.2文件補發申請單
4.1.6.3文件更改通知單
4.1.6.4文件銷毀單
4.1.6.5受控文件一覽表
4.2質量記錄控制要求
4.2.1.目的
對質量記錄進行控制和管理，為產品質量滿足規定要求的程度或質量體系運行的有效性提供客觀證據，為證實可追溯性采取預防措格和糾正措施提供依據。