5.討論區(qū)

5.1 公司通過成立一個文件控制中心這樣的專門組織來對文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，還是由各部門控制自己部門的文件？

提示：5.1.1  不是標(biāo)準(zhǔn)的要求，要根據(jù)公司運作的狀況來決定，如：

a）公司的規(guī)模

b)文件的多少

c)文件的復(fù)雜性

d)各部門人員的能力

e)公司現(xiàn)有組織

f)公司內(nèi)部電腦系統(tǒng)的運用

g)現(xiàn)文件控制狀況

5.1.2   設(shè)立文件控制中心可能會有益處，如：

a）更容易規(guī)范、統(tǒng)一

b)控制更方便

a)       不容易出錯

5.1.3   可能帶來的不利處是可能造成效率的降低

6.案例分析

某公司為了提高運作效率，充分利用現(xiàn)有的電腦資訊系統(tǒng)，將公司的所有文件包括質(zhì)量管理體系文件都放到內(nèi)部網(wǎng)上，通過OA（辦公自動化）系統(tǒng)或?qū)ｉT的文件控制系統(tǒng)運作。管理者代表擔(dān)心一旦進(jìn)入該系統(tǒng)后文件可能失控。

分析：（1）文件可以以電子文檔的形式出現(xiàn)。

      （2）要確保在電子文檔放到網(wǎng)上之前是得到控制的（即經(jīng)過了批準(zhǔn)等控制）。

      （3）通常網(wǎng)上的文件是作為使用者參考可以直接使用的，因此要確保網(wǎng)上的文件同樣受控，包括：

ａ）發(fā)布前已得到批準(zhǔn)

ｂ）如需更改應(yīng)再批準(zhǔn)

ｃ）能識別文件的更改和修訂狀態(tài)

ｄ）能獲得有效版本

ｅ）作廢文件有標(biāo)識或不能查閱

解決辦法：

（１）如果僅僅是將已批準(zhǔn)的文件以電子文檔保存放到網(wǎng)上便于查閱，可以：

ａ）先采用對書面文檔進(jìn)行批準(zhǔn)；

ｂ）電腦上設(shè)置權(quán)限，確保電子文檔不能隨意更改；

ｃ）當(dāng)需更改時采用局面文檔審批后再更改電子文檔；

ｄ）對電子文檔與書面文檔作同樣的標(biāo)識，包括編號、更改及修訂狀態(tài)等。

（２）如果取消書面文檔全部采用電子文檔，可以：

ａ）按照文件控制要求設(shè)置文件的權(quán)限，包括：評審、批準(zhǔn)、更改、查閱等；

ｂ）在網(wǎng)上建立文件后交相應(yīng)權(quán)限人員批準(zhǔn)；

ｃ）通過網(wǎng)絡(luò)批準(zhǔn)電子文檔；

ｄ）通過網(wǎng)絡(luò)更改文件，更改后再送批準(zhǔn)；

ｅ）電子文檔自動或人工進(jìn)行修訂狀態(tài)的標(biāo)識；

ｆ）用新文件替代被更改的文件或?qū)ψ鲝U的舊文件有標(biāo)識；

注意：對無法使用到電腦的人員如需要文件時往往還要考慮發(fā)放書面文件（如生產(chǎn)線的員工），此時電子文檔與書面文檔并存。

 

4.2.4  質(zhì)量記錄的控制

1.標(biāo)準(zhǔn)理解

1.1 記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件（GB/T19000-2000 idtISO9000:2000）

1.2 質(zhì)量記錄屬于特殊類型的文件，可用于質(zhì)量方面追溯性的要求并提供驗證、預(yù)防措施和糾正措施的證據(jù)。