一．體系文件的受控標識
1)體系文件分為受控文件和非受控文件，應分別加蓋“受控文件”和“非受控文件”印章，“受控文件”應制定程序對其進行控制；

2)OHS管理手冊、程序文件和作業文件用于對外宣傳和交流時，可加蓋“非受控文件”印章，不作跟蹤管理，組織內部使用時，必須加蓋“受控文件”印章，列入受控范圍；

3)需增領文件時，應到文件管理部門按手續領取，嚴禁自行復印；

4)持有者應妥善保管，不得涂改、損壞、丟失。
二．文件發行版本、修改碼、文件和記錄編碼
發行版本——首版為A，以后換版為B、C、D……

修改碼——未作修改時為0，以后修改依次為1、2、3……

文件編碼——是體系文件的識別標記，一個文件只能有唯一的一個編碼。推薦程序文件和作業文件的編碼規則為：

※ ※/OHSMS   ※  ※  ※

                          作業文件順序號

                          程序文件順序號

                          要素順序號

                          體系代碼

                          組織代碼

 

※ ※/OHSMS  ※   ※  ※  ※※

                                 OHS記錄號

                                 作業文件順序號

                                 程序文件順序號

                                 體系要素號

                                 體系代碼

                                 組織代碼
三．體系文件版面要求
組織OHS管理手冊、程序文件的編制建議采用標準形式，基本要求應符合GB/T1.1《標準編寫的基本規定》，但文件編碼、頁碼等其它要求應滿足程序文件特有的規定。作業文件不采用標準形式編制。體系文件和記錄（專用票據除外）版面推薦均采用A4紙，如圖表較大可折疊裝訂。