一．體系文件的受控標(biāo)識(shí)
1)體系文件分為受控文件和非受控文件，應(yīng)分別加蓋“受控文件”和“非受控文件”印章，“受控文件”應(yīng)制定程序?qū)ζ溥M(jìn)行控制；

2)OHS管理手冊(cè)、程序文件和作業(yè)文件用于對(duì)外宣傳和交流時(shí)，可加蓋“非受控文件”印章，不作跟蹤管理，組織內(nèi)部使用時(shí)，必須加蓋“受控文件”印章，列入受控范圍；

3)需增領(lǐng)文件時(shí)，應(yīng)到文件管理部門按手續(xù)領(lǐng)取，嚴(yán)禁自行復(fù)印；

4)持有者應(yīng)妥善保管，不得涂改、損壞、丟失。
二．文件發(fā)行版本、修改碼、文件和記錄編碼
發(fā)行版本——首版為A，以后換版為B、C、D……

修改碼——未作修改時(shí)為0，以后修改依次為1、2、3……

文件編碼——是體系文件的識(shí)別標(biāo)記，一個(gè)文件只能有唯一的一個(gè)編碼。推薦程序文件和作業(yè)文件的編碼規(guī)則為：

※ ※/OHSMS   ※  ※  ※

                          作業(yè)文件順序號(hào)

                          程序文件順序號(hào)

                          要素順序號(hào)

                          體系代碼

                          組織代碼

 

※ ※/OHSMS  ※   ※  ※  ※※

                                 OHS記錄號(hào)

                                 作業(yè)文件順序號(hào)

                                 程序文件順序號(hào)

                                 體系要素號(hào)

                                 體系代碼

                                 組織代碼
三．體系文件版面要求
組織OHS管理手冊(cè)、程序文件的編制建議采用標(biāo)準(zhǔn)形式，基本要求應(yīng)符合GB/T1.1《標(biāo)準(zhǔn)編寫的基本規(guī)定》，但文件編碼、頁碼等其它要求應(yīng)滿足程序文件特有的規(guī)定。作業(yè)文件不采用標(biāo)準(zhǔn)形式編制。體系文件和記錄（專用票據(jù)除外）版面推薦均采用A4紙，如圖表較大可折疊裝訂。