4．6 文件的發(fā)放


4．6．1各部門文件管理人員按簽發(fā)范圍發(fā)放文件，文件領用人須在《文件發(fā)放、回收記錄》上簽名。


4．6．2公司范圍內(nèi)發(fā)放的文件為“受控”文件，在封面加蓋“受控”印章，并形成《受控文件清單》；向顧客提供的文件為“非受控”文件，不蓋印章。


4．6．3當文件破損嚴重影響使用時，文件使用人應到原文件管理部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，補發(fā)新文件。破損文件由原文件管理人員負責銷毀。


4．6．4文件丟失，文件使用人須重新辦理文件領用手續(xù)，并予以說明。原文件管理人員補發(fā)文件應重新編分發(fā)號，注明丟失文件分發(fā)號作廢。


4．7 文件的保存、作廢與銷毀


4．7．1文件的保存


    a)辦公室統(tǒng)一保管所有文件的原稿及其《文件發(fā)放、回收記錄》，并分類存放在干燥通風，安全的地方；


    b)各部門文件由本部門資料員保管，辦公室不定時檢查文件保管情況；


c)任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不私自外借，確保文件清晰、易于識別和檢索。


4．7．2文件的作廢與銷毀


a)所有失效或作廢文件由相關部門資料員及時從所有發(fā)放或使用場所撤出，加蓋“作廢”


印章，確保防止作廢文件的非預期使用；


    b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應進行適當?shù)臉俗R；


    c)對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫《文件銷毀申請》，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由辦公室統(tǒng)一銷毀或授權相關部門銷毀。


4．7．3文件的借閱、復制


    借閱、復制與食品安全管理體系有關的文件，應填寫《文件借閱、復制記錄》，由相關部門負責人按規(guī)定權限審批后向資料管理人借閱、復制。復制的受控文件必須由資料管理人登記編號。


4．8 外來文件的控制


4．8．1收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。


4．8．2辦公室負責收集相關國家、行業(yè)標準的最新版本，統(tǒng)一編號、加蓋受控印章，分


發(fā)到相關部門使用，并把舊標準收回。


4．9 每年由辦公室組織對現(xiàn)有食品安全管理體系文件進行定期評審，各部門結合平時使用情況進行適時評審，必要時予以修改，執(zhí)行4．5條款規(guī)定。


4．10對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。


4．11為食品安全管理提供證據(jù)的記錄應執(zhí)行《記錄控制程序》。


5 相關文件


《記錄控制程序》


6 相關記錄


《文件發(fā)放、回收記錄》


《文件借閱、復制記錄》


《受控文件清單》


《文件更改申請》


《文件銷毀申請》