4．3文件的編寫、審核、批準、發放


4．3．1食品安全管理手冊（含相關程序及GMP文件、SSOP文件、HACCP計劃）由辦公室負責組織編寫，食品安全小組組長審核，總經理審批，辦公室負責登記、發放。


4．3．2各部門工作手冊由各部門經理組織編寫、匯總，食品安全小組長審批，辦公室負


責登記、發放。


4．3．3文件發布前應得到批準，以確保文件的適宜性。應確保文件使用的各場所都應得到



相關文件的適用版本。文件的發放、回收要填寫《文件發放、回收記錄》。


4．4 文件的受控狀況


本組織食品安全管理體系文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與食品安全管理體系運行緊密相關的文件為受控，受控文件必須加蓋表明受控狀態的印章，并注明分發號。


4．5文件的更改與換版


4．5．1更改文件由該文件產生部門填寫《文件更改申請單》說明更改理由，必要時還應附文件更改的依據，以原文件審批人審批，由該部門實施更改，并到文件存檔部門備案。


4．5．2更改文件應注明更改標記和更改時間，按原發放范圍發放，同時收回作廢舊文件。


4．5．3文件少量更改可采取劃改或換頁的方式，文件經多次更改或文件進行了大幅修改應換版，原版文件作廢，換發新版本。


4．6 文件的發放


4．6．1各部門文件管理人員按簽發范圍發放文件，文件領用人須在《文件發放、回收記錄》上簽名。


4．6．2公司范圍內發放的文件為“受控”文件，在封面加蓋“受控”印章，并形成《受控文件清單》；向顧客提供的文件為“非受控”文件，不蓋印章。


4．6．3當文件破損嚴重影響使用時，文件使用人應到原文件管理部門辦理更換手續，交回破損文件，補發新文件。破損文件由原文件管理人員負責銷毀。


4．6．4文件丟失，文件使用人須重新辦理文件領用手續，并予以說明。原文件管理人員補發文件應重新編分發號，注明丟失文件分發號作廢。


4．7 文件的保存、作廢與銷毀


4．7．1文件的保存


    a)辦公室統一保管所有文件的原稿及其《文件發放、回收記錄》，并分類存放在干燥通風，安全的地方；


    b)各部門文件由本部門資料員保管，辦公室不定時檢查文件保管情況；


c)任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不私自外借，確保文件清晰、易于識別和檢索。


4．7．2文件的作廢與銷毀


a)所有失效或作廢文件由相關部門資料員及時從所有發放或使用場所撤出，加蓋“作廢”


印章，確保防止作廢文件的非預期使用；


    b)為某種原因需保留的任何已作廢的文件，都應進行適當的標識；


    c)對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫《文件銷毀申請》，經總經理批準后，由辦公室統一銷毀或授權相關部門銷毀。