不合格及其控制程序不僅適用于質(zhì)量管理體系，而且適用于環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系。所以，在ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)中，它是必須形成文件的程序，對(duì)其他管理體系具有較強(qiáng)的兼容性和通用性。因此，筆者歸納了審核員開(kāi)具不合格報(bào)告存在的九個(gè)問(wèn)題并提出一些看法。
1、開(kāi)具不合格報(bào)告不宜過(guò)淺
在審核中，不能遇到不符合都開(kāi)具不合格報(bào)告，特別是那些顯而易見(jiàn)和易于解決的問(wèn)題。對(duì)于一些口頭提出馬上就可以完整改的，如質(zhì)量記錄有幾頁(yè)缺少了負(fù)責(zé)人的簽字，就不一定開(kāi)具不合格報(bào)告。如果不合格報(bào)告開(kāi)得過(guò)淺，就可能使審核的書面報(bào)告失去嚴(yán)肅性，流于形式，甚至產(chǎn)生負(fù)面影響。
2、開(kāi)具不合格報(bào)告不宜過(guò)濫
如果不合格報(bào)告開(kāi)得過(guò)濫，會(huì)使受審核方產(chǎn)生“虱子多了不咬人”的感覺(jué)，從而在整體上降低對(duì)糾正措施的重視程度。便如，某企業(yè)的內(nèi)審共開(kāi)具了36份不合格報(bào)告，而其中有8份都是記錄漏簽字。其實(shí)，這8份不合格報(bào)告可以“合并同類項(xiàng)”后，開(kāi)成一張。當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格較多時(shí)，可開(kāi)可不開(kāi)的以不開(kāi)為這宜，而以口頭報(bào)告的形式，充分與受審核方交換意見(jiàn)。要抓住主要的、典型的、要害的問(wèn)題，以及具有方向性和迫切需要改進(jìn)的問(wèn)題開(kāi)具不合格報(bào)告。
3、不合格報(bào)告不宜作為獎(jiǎng)懲的依據(jù)
審核中經(jīng)常遇到這樣的趕尷尬事：組織的領(lǐng)導(dǎo)者有言在先，將依據(jù)審核員開(kāi)具的不合格對(duì)責(zé)任者進(jìn)行處罰，包括扣分、扣款、點(diǎn)名批評(píng)等。這是傳統(tǒng)管理模式的習(xí)慣做法，似乎獎(jiǎng)罰分明，但也是對(duì)審核抽樣風(fēng)險(xiǎn)性的挑戰(zhàn)，從另一個(gè)側(cè)面體現(xiàn)了不公正。面對(duì)這種情況，審核員不宜直接干預(yù)，但可以在與領(lǐng)導(dǎo)交換意見(jiàn)時(shí)希望其借鑒西方的管理理念，改進(jìn)傳統(tǒng)的管理模式。西方的管理理念是：出了問(wèn)題先分析原因，然后采取糾正措施。我們的傳統(tǒng)管理模式是：出了問(wèn)題先找到責(zé)任人，然后施以處罰。而責(zé)任人往往沒(méi)有找到問(wèn)題產(chǎn)生的原因，類似問(wèn)題以后還可能發(fā)生。
4、局部小系統(tǒng)的問(wèn)題宜開(kāi)具不合格報(bào)告
對(duì)于受審核方系統(tǒng)的失誤和整個(gè)過(guò)程的失控，應(yīng)開(kāi)具嚴(yán)重不合格報(bào)告。但是，對(duì)于局部小系統(tǒng)的問(wèn)題，也要開(kāi)具不合格。例如，在某機(jī)械加工車間的不合格品報(bào)告中，鉆床工序占7件，不是合格品總數(shù)的三分之一。對(duì)于這種局部小系統(tǒng)的問(wèn)題，如果受審核方?jīng)]有分析原因并采取糾正措施，須開(kāi)具不合格報(bào)告，促使其抓主要矛盾，實(shí)施作業(yè)層面的持續(xù)改進(jìn)。
5、抓住改進(jìn)方向性的關(guān)鍵問(wèn)題開(kāi)具不合格報(bào)告
開(kāi)具不合格報(bào)告，一定要抓住方向性的關(guān)鍵問(wèn)題，如相關(guān)法律法規(guī)沒(méi)有納入有效文件目錄進(jìn)行控制，特殊過(guò)程的設(shè)備、人員、過(guò)程參數(shù)沒(méi)有得到有效控制，沒(méi)有做好對(duì)顧客滿意的監(jiān)視和測(cè)量，內(nèi)審和管理評(píng)審不符合要求，對(duì)將要出現(xiàn)和已經(jīng)發(fā)生的問(wèn)題沒(méi)有采取預(yù)防或糾正措施等。這些事關(guān)質(zhì)量管理體系是否運(yùn)行和持續(xù)改進(jìn)的關(guān)鍵的帶有方向性的問(wèn)題，是審核員開(kāi)具不合格報(bào)告的關(guān)注點(diǎn)。把握住這些關(guān)注點(diǎn)，就可以從方向上提高受審核方質(zhì)量體系的有效性，促進(jìn)其持續(xù)改進(jìn)，合體系的運(yùn)行登上一個(gè)新的臺(tái)階。