ａ）發布前已得到批準
　　　 ｂ）如需更改應再批準
　　　 ｃ）能識別文件的更改和修訂狀態
　　　 ｄ）能獲得有效版本
　　　 ｅ）作廢文件有標識或不能查閱
解決辦法：
　　１）如果僅僅是將已批準的文件以電子文檔保存放到網上便于查閱，可以：
　　　 ａ）先采用對書面文檔進行批準；
　　 　ｂ）電腦上設置權限，確保電子文檔不能隨意更改；
　　　 ｃ）當需更改時采用局面文檔審批后再更改電子文檔；
　　 �。洌�對電子文檔與書面文檔作同樣的標識，包括編號、更改及修訂狀態等。
　　２）如果取消書面文檔全部采用電子文檔，可以：
　　　 ａ）按照文件控制要求設置文件的權限，包括：評審、批準、更改、查閱等；
　　　 ｂ）在網上建立文件后交相應權限人員批準；
　　　 ｃ）通過網絡批準電子文檔；
　　　 ｄ）通過網絡更改文件，更改后再送批準；
　　　 ｅ）電子文檔自動或人工進行修訂狀態的標識；
　　　 ｆ）用新文件替代被更改的文件或對作廢的“舊文件”有標識；
注意：對無法使用到電腦的人員如需要文件時往往還要考慮發放書面文件（如生產線的員工），此時電子文檔與書面文檔并存。
四、質量記錄的控制
1　　由各責任部門對本部門或負責的職責范圍的記錄進行控制，通常文控部門保留記錄的清單
2實施方法
　　2.1質量記錄的標識：質量記錄的標識可采用質量記錄名稱及對質量記錄編號方法進行標識，編號標識可直接采用表格編號（當有表格時）。
　　2.2質量記錄的貯存：通常貯存在使用部門，歸類保存，防止遺失。
　　2.3質量記錄的保護：采用適當的保護方法確保在保存期限的可使用性。
　　2.4質量記錄的檢索：為方便檢索除通過標識識別外，每份記錄上應反映出記錄的日期或按順序編號（序號）。
　　2.5質量記錄保存期限：質量記錄的保存期限應根據產品的使用壽命、記錄的重要性來決定，部分記錄不能具體規定多少年，如員工有的培訓、經歷等記錄。
　　2.6質量記錄的處置：當質量記錄超出保存期限時可以銷毀 。
3 錯誤的理解
　　-----質量記錄不能修改
　　說明 :質量記錄可以修改,但應注明修改的有關證據如修改人.
4案例分析
　　某公司在進行內審時發現由于顧客投訴較多,針對每個顧客的投訴很難方便找到對應的投訴處理記錄,糾正措施及反饋的記錄也不知是否采取了糾正措施。
分析：
　　1、質量管理體系中過程與過程之間相互關聯，而記錄可能是連接這些過程的有效證據。