操作文件編寫的一些心得
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很多時(shí)候我們會(huì)說(shuō)我們有文件要求按著做了但線上就是不配合去執(zhí)行， 然后開始抱怨某某部門不配合等等。
幾年的工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)了一下發(fā)現(xiàn)這問(wèn)題有一部分原因是因?yàn)槲募帉懻邲]把操作思路有效地傳達(dá)給操作者造成的。
操作文件，是用來(lái)傳達(dá)編寫者的思路。而且也起到了把動(dòng)作利用文字復(fù)制下來(lái)承傳給后來(lái)者的作用。
說(shuō)到傳達(dá)思路和復(fù)制動(dòng)作，一個(gè)簡(jiǎn)單的例子就是拳譜。武術(shù)大師把拳法用文字和圖畫記下來(lái)就是為了讓后者可以完全無(wú)誤的復(fù)制原來(lái)的拳路和思路。
試想一下如果一套拳法是用口頭來(lái)傳授或拳譜沒寫好會(huì)變成怎么樣，估計(jì)拳法傳到后來(lái)越來(lái)越亂，或練到走火入魔。
編寫操作文件其實(shí)說(shuō)起來(lái)也不復(fù)雜，但要把操作思路有效的通過(guò)文件傳達(dá)給操作者不是那么簡(jiǎn)單的一件事。
有效的操作文件能指示操作者明確的完成工作內(nèi)容。反之，無(wú)效的操作文件只會(huì)給操作者制造混亂，甚至造成質(zhì)量問(wèn)題。
在日常編寫操作文件時(shí)候應(yīng)該注意一下一些細(xì)節(jié)就可以避免操作文件無(wú)法把思路傳達(dá)給操作者。以下是一些參考經(jīng)驗(yàn)：
1。內(nèi)容要直觀 - 寫操作文件不像寫小說(shuō)內(nèi)容要起伏曲折。所以編寫操作文件時(shí)候需把無(wú)關(guān)的修飾字句刪除。直接把需要操作者做的動(dòng)作表達(dá)清楚。很多時(shí)候一份編寫者覺得很有文學(xué)成就感的操作文件到了產(chǎn)線執(zhí)行結(jié)果不理想就是因?yàn)閮?nèi)容太迂回曲折，操作員無(wú)法理解文件里面要他們執(zhí)行的內(nèi)容。
2。語(yǔ)句要簡(jiǎn)單- 操作文件大部分是寫給操作員看的，不是寫給高級(jí)人員看的。所以在編寫時(shí)候要考慮到操作員的學(xué)歷和理解能力。編寫者常犯的錯(cuò)誤就是使用很多技術(shù)語(yǔ)。這些對(duì)于編寫者習(xí)以為常的技術(shù)語(yǔ)到了操作員眼里就是火星語(yǔ)。看也看不懂。所以編寫者在語(yǔ)句應(yīng)用需要站在操作員的角度來(lái)看所編寫的操作流程，語(yǔ)句盡量簡(jiǎn)單通俗化。
3。整體要連貫 - 操作文件里面的內(nèi)容的次序要連貫起來(lái)。一份有效的操作文件是不需要操作員去幫編寫者整理操作次序的。 操作員只要按文件指定的事一件一件執(zhí)行就完成文件的要求。
4。操作文件盡量以圖片為主，文字輔助。 試想一下，同樣的一部小說(shuō)如果拍成電影，相對(duì)看過(guò)電影的人來(lái)說(shuō)反而比讀過(guò)小說(shuō)的人會(huì)更記得小說(shuō)的劇情。所以編寫操作文件盡量拍多一些操作圖片再以少量的文字和標(biāo)識(shí)說(shuō)明圖片的內(nèi)容。
5。操作事項(xiàng)需可以量化。 如果要操作員判斷產(chǎn)品是否有按規(guī)定操作應(yīng)該給操作員一個(gè)判斷依據(jù)， 避免讓操作員去執(zhí)行像”不要太厚“，”要保持美觀“，”確保不翹“等無(wú)法量化或沒有比較依據(jù)的指示。
6. 編寫者把責(zé)任分配清楚。 該誰(shuí)做什么和找誰(shuí)做什么都明說(shuō)，而不是讓操作者自己去決定該由誰(shuí)負(fù)責(zé)什么。
最后建議是操作文件發(fā)布后應(yīng)該實(shí)際去收集操作者的意見。通過(guò)互動(dòng)的方法逐漸完善和同步雙方的思路。
