a)描述管理體系核心要素及其相互作用；

b)提供查詢相關(guān)文件的途徑。

注：重要的是按有效性和效率要求使文件數(shù)量盡可能少。

 

 

目的和意圖：

本要素的目的在于：確保組織的職業(yè)健康安全管理體系得到充分理解并有效運(yùn)行。

理解要點(diǎn)：

可以從以下幾方面理解本要素：

在職業(yè)健康安全管理體系中的地位和作用

文件是為實(shí)現(xiàn)職業(yè)健康安全管理體系基本功能起保證作用的輔助性要素，描述了管理體系核心要素及其相互作用，并提供了查詢相關(guān)文件的途徑。

與其它要素間的相互關(guān)系

文件涉及所有其他要素，是理解所有其他要素及其相互關(guān)系的重要輔助要素。

文件內(nèi)容

本要素所指的文件內(nèi)容包括：

——描述職業(yè)健康安全管理體系核心要素及其相互作用：

——提供查詢相關(guān)文件途徑。

注意事項(xiàng)

在理解本要素時(shí)，組織需注意以下幾點(diǎn)：

——在制定必要的文件以支持其職業(yè)健康安全過程前，組織需事先評審職業(yè)健康安全管理體系所需文件和信息：

——本要素并不要求紹織必須按照某特定的統(tǒng)一格式建立文件；

——本要素并不要求組織重新建立新文件替代現(xiàn)有文件(如手冊、程序或作業(yè)指導(dǎo)書等)，只要這些文件充分描述了現(xiàn)有安排就可以繼續(xù)保留；

——對于已建立職業(yè)健康安全管理體系的組織來說，更為方便和有效的辦法是，建宜一個(gè)綜述性文件以描述組織現(xiàn)有程序與GB／ZXXXX要求之間的相互關(guān)系；

——組織需從文件和信息的安全程度、需要限制的可訪問性(尤其是電子媒介)和變化控制的考慮出發(fā)，確定文件和信息使用者的職責(zé)和權(quán)限；

——組織需考慮物理文件的使用方式和環(huán)境，如：所提交的文件格式；所使用的信息系統(tǒng)電子設(shè)備。

——本要素的文件可包括：

·職業(yè)健康安全管理體系綜述文件或手冊；

·文件登記簿、主要清單或索引；

·程序；
·作業(yè)指導(dǎo)書。