與ISO9000的認證一樣，要想成功地推進5S管理，必須有一個完善的文件系統來支持。而5S的文件支持就是各種檢查表的確定。上、下班有沒有清潔、整理、整頓、清掃你的工作崗位附近的一些設施，設備或地面。每天、每周的值日，或執勤的領導，有沒有提出改善活動的提案。所以5S系統化的文件是推進更高層管理的支持。如果這些文件做得很好，就能保證企業順利地推行。現在大部分企業都采用了所謂ISO國際標準系統進行管理，為了整個公司的系統整合，文件的適用，可以簡化采用ISO文件和ISO國際標準合一的方法。5S文件與ISO系統文件是完全一樣的，也是分為四個層次，采用同樣的推行方法，這四個層次與PDCA一樣，采用同樣的推行方法，這樣5S就與企業日常的活動緊密地結合在一起了。