1．使用適合的文件夾：①．選購(gòu)一些輕易存放、拿取、保管的文件夾；②．大小：根據(jù)文件大小選擇A4A3或B5等類(lèi)型；③．顏色：可活用色別治理，有規(guī)律選擇使用，但切忌五花八門(mén)；④．厚度：根據(jù)文件量考慮5厘米或8厘米、10厘米等規(guī)格。2．在文件夾的封面、側(cè)面上注明類(lèi)別名稱(chēng)、治理責(zé)任人、保管期限等。3．在首頁(yè)建立目錄表，必要時(shí)每一類(lèi)設(shè)一張位頁(yè)，便于迅速尋找。㈢．日常治理：①．設(shè)置專(zhuān)門(mén)的文件柜，用于存入文件；②．設(shè)置條形帶，便于治理和取放；③．定期整理，做好防潮、防蟲(chóng)、防火等工作。㈣．日常維護(hù)：①．發(fā)行新版本時(shí)，及時(shí)回收銷(xiāo)毀舊版本；②．僅具有參考價(jià)值的資料，要非凡注明；③．文件變更時(shí)，要及時(shí)更改目錄索引。