4.1.1、質量手冊、程序文件由辦公室管理。


4.1.2、支持性文件包括:


a)、管理標準、管理制度、工作標準、崗位職責、技術標準（國家標準、行業標準、地方標準、企業標準）、檢驗規范、質量記錄文件。由各部門保存并報辦公室備案。


b)、質量計劃、作業文件、操作規程、作業指導書等由使用人保存。


c)、與質量管理體系有關的法律、法規文件由辦公室保存。


4.2、文件編號：


4.2.1、質量手冊:


  采用：公司代號-手冊代碼－手冊版本號/修訂狀態號碼的樣式構成。公司代號為公司名稱主體詞“家和興”的漢語拼音的首字母的大寫；手冊代碼采用“質量管理體系”的英文縮寫，即QMS；手冊版本號采用英文字母表示；反斜線后的修訂狀態號碼用數字來表示。


  如：《質量手冊》文件編號為：JHX-QMS-A/0，意思表示為，家和興質量管理體系文件質量手冊，第A版，第0次修訂，即未修訂的初發布版本。


4.2.2、作業文件：


采用：文件代碼加空格，加文件編號，加橫線，加四位年代號構成。


如CX 001-2005，即：CX表示程序類文件，001表示程序類第一個文件，2005表示該文件的發布年代。


(CX 代表程序類文件、 GL代表管理類文件、 JS代表技術類文件)


4.2.3、質量記錄的標識號：


 采用：文件代碼加相對應的標準條款號，加橫線，加流水號組成。


如：JL5.6—01；JL，代表質量記錄；5.6代表標準章節號；01流水號。


4.3、文件的編制、審核、批準：


4.3.1、文件發布前應得到批準、以確保文件是充分的、適宜的。


4.3.2、質量手冊和程序文件由辦公室負責組織編制，管理者代表負責審核，總經理負責批準、發布。


4.3.3、各部門的作業文件、技術文件由各部門編制，分管領導審核，管理者代表批準發布，并報送辦公室登記、存檔。


4.3.4、公司管理性文件由辦公室負責編制，由管理者代表批準發布。


4.4、文件的分發和管理：


4.4.1、文件分發由其審批部門確定分發范圍，辦公室負責登記、發放，領用人在收／發文登記表上簽字。


4.4.2、分發時，文件應填寫分發順序號作為受控號，并在封面上加蓋“受控”印章。


4.4.3、文件持有人調離原崗位時，原發放部門應及時收回并予登記，公司內部機構調整或變更時，辦公室負責協調處理受控文件的交接工作。


4.4.4、文件嚴重破損時，文件持有人到辦公室辦理更換手續，交回破損文件補發新文件，仍延用原分發號，破損文件由辦公室負責銷毀。


4.4.5、文件丟失后，原持有人應提出書面申請，管理者代表批準后，重新辦理領用手續，并仍沿用原分發號。