1目的


對食品安全管理體系記錄的標識、貯存、檢查、保護和處置進行控制，為證明產(chǎn)品、過程和安全符合要求及管理體系有效運行提供證據(jù)，同時也為提高產(chǎn)品的可追溯性及制訂糾正預防措施以及保持和改進管理體系提供信息。


2 適用范圍


本程序適用于產(chǎn)品實現(xiàn)過程和食品安全管理體系運行中記錄的控制。


3 職責


3．1辦公室負責制訂、修改《記錄控制程序》并組織實施。


3．2各程序制訂部門負責規(guī)范該程序記錄的表式，并負責本部門記錄的管理。


3．3記錄的填寫人對記錄的真實、準確、清晰和完整性負責。


4  程序


4．1記錄的范圍和編號


4．1．1凡是食品安全管理體系運行中的記錄、報告均屬記錄范圍。


4．1．2 記錄的編號由各部門按《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。


4．2 記錄的要求


4．2．1各職能部門對管理體系和活動中需記錄的工作都要設(shè)立記錄人員。


4．2．2記錄人員須做到字跡清楚，內(nèi)容真實、準確、完整、具有可追溯性，體系運行記錄應(yīng)與體系運作同步。記錄內(nèi)容必須及時、真實、準確、全面、字跡工整、清晰，重要記錄需經(jīng)核對、審核、批準。


4．2．3記錄上的簽名要寫全名，且能辨認；不得用鉛筆填寫，無特殊要求不得用紅筆填寫；不得隨意更改，確需更改時，采取劃改，并在更改處簽名；


4．2．4各部門對職責范圍內(nèi)的記錄進行整理、分類、編碼和標識工作，必要時辦理受控手續(xù)，并組卷、裝訂和保管。重要的記錄應(yīng)辦理交接驗收手續(xù)后交檔案室存檔。


4．2．5記錄以書面和表格形式為主，也可采用電子媒體作為載體。


4．3 記錄空白表的管理


4．3．1各種記錄的空白表格由各主管部門設(shè)計發(fā)放，辦公室備案，保證各有關(guān)工作場所都能收到相應(yīng)的空白表格。

4．3．2辦公室負責匯總各部門所需記錄，形成《記錄清單》，清單應(yīng)標明以下內(nèi)容：記錄名稱、編號、使用部門、保存期限等，同時附有空白記錄表格式。


4．4 記錄的保管和貯存要求


4．4．1各部門應(yīng)指定專人負責本部門各類記錄的匯總，便于存取和檢查。


4．4．2記錄的儲存環(huán)境要通風、防潮、防火、防蟲蛀、鼠害等。


4．5記錄的保管期限一般分1年、3年、5年和長期，具體按《記錄清單》的規(guī)定。


4．6記錄的借閱


4．6．1需借閱記錄時，應(yīng)填寫《文件借閱、復制記錄》，應(yīng)做好登記手續(xù)并規(guī)定歸還日期；對于過期未還的資料員應(yīng)及時追回。


4．6．2借閱的記錄不得更改、遺失、損壞和拆頁。


4．7 記錄的處理


凡超過規(guī)定保存期限的記錄，由保存部門填寫申請注銷記錄清單，經(jīng)部門負責人審批后報主管領(lǐng)導批準，指定專人銷毀。申請注銷記錄清單應(yīng)予保存。