組織應(yīng)建立并保持程序,控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件和資料,從而確保：

    （1）它們能夠被恰當(dāng)定位；

    （2）對(duì)它們進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性；

    （3）職業(yè)安全健康管理體系的關(guān)鍵崗位，都能得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本； 

    （4）及時(shí)將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場(chǎng)所撤回，或采取其他措施防止誤用；

    （5） 法律、知識(shí)性文件和資料，予以適當(dāng)標(biāo)識(shí)并保存。 

1.理解要點(diǎn) 

    對(duì)OHS管理體系文件的管理，如文件的標(biāo)識(shí)、分類、歸檔、保存、更新、處置等等，是文件控制的主要內(nèi)容。文件的保存要有一定場(chǎng)所，有專人保管，并有一套機(jī)制保證文件的時(shí)效性。過期作廢的文件要及時(shí)收回處置，新的文件要及時(shí)到達(dá)使用者手中，文件控制是對(duì)整個(gè)體系所有文件的控制和要求，為了實(shí)施對(duì)文件和資料的控制，除管理手冊(cè)和程序文件外，還應(yīng)有適當(dāng)?shù)闹С治募�。組織可結(jié)合自己的特點(diǎn)和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發(fā)文件登記表等。文件控制在ISO9000系列中已有較嚴(yán)格的要求，可參照?qǐng)?zhí)行。

    另一方面，OHS管理體系著重在體系的運(yùn)行和危險(xiǎn)因素的有效控制，而不是建立過于繁瑣的文件控制系統(tǒng)，在建立體系和運(yùn)行體系中要注重實(shí)效。

2.審核要點(diǎn) 

    1）組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否對(duì)有關(guān)的文件包括相關(guān)方的資料都實(shí)施了控制（如：是否建立OHSMS文件和資料管理程序、設(shè)計(jì)文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等）。

    2）是否能保證體系運(yùn)行的各個(gè)重要崗位，都能及時(shí)得到相應(yīng)文件的現(xiàn)行版本。 

    3）不論出于什么原因而保留的已作廢文件，是否都進(jìn)行了適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)和管理。 

    4）文件的收發(fā)、復(fù)制、歸檔是否都有編號(hào)，有責(zé)任人員簽字。

    5）文件更改、修訂是否有原審批部門審批。

    6）文件發(fā)布前是否由授權(quán)人員審批其適用性。

    7）文件修訂時(shí)，是否制定了相應(yīng)記錄和更改清單或一覽表。
組織應(yīng)建立并保持程序,控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件和資料,從而確保：

    （1）它們能夠被恰當(dāng)定位；

    （2）對(duì)它們進(jìn)行定期評(píng)審，必要時(shí)予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性；

    （3）職業(yè)安全健康管理體系的關(guān)鍵崗位，都能得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本；