在各類管理體系和管理模式的實際運用中，有一句話廣為流傳："寫你想做的，做你所寫的，記錄下來你所做的"，不難看出這三方面都包含了寫和記的內容，那么在環境管理體系中如何發揮寫和記的作用呢？在ISO14001標準中，涉及兩個專門的條款，即4.4.4環境管理體系文件和4.5.3記錄，它們便體現了環境管理體系的文件化。
　　標準4.4.4環境管理體系文件條款是這樣闡述的：

　　組織應以書面或電子形式建立并保持下列信息：

　　a) 對管理體系核心要素及其相互作用的描述；

　　b) 查詢相關文件的途徑

　　概況地講就是將環境管理體系的各個方面包括環境方針、策劃、實施、檢查和糾正以及管理評審等17個要素形成文件，闡明其內在相互作用，形成一個文件的體系，并提供相關文件的路徑。

　　標準4.5.3記錄條款包括記錄和記錄的管理兩方面內容，我們這里討論的環境管理體系文件化主要涉及前者的內容。記錄為環境管理體系連續運行提供了證據。

　　環境管理體系的文件化使環境管理體系這一工具從無形到有形，它是建立和保持環境管理體系的一項重要基礎工作，也是組織達到預期的環境行為、評價和改善環境管理體系、實現預防污染和持續改進必不可少的依據和見證，可以說體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來，體系文件的質量將會直接影響到體系實施的效果，而且文件化又為體系的運行和維護提供了見證和依據。

　　接下來我們就進一步介紹一下環境管理體系文件的形式，結構和功能。

　　文件的形式包括書面和電子兩種形式，書面的形式較為多見，所謂"白紙黑字"，不受設施的限制。隨著管理的進步，越來越多的組織已逐步轉向無紙化辦公，在組織內部實行文件的網絡化管理，這樣可以節約大量的資源，且利于對文件的控制。

　　文件的結構是許多組織關注的問題，ISO14001標準本身并未規定體系文件的結構是什么樣的，它應依據組織的規模和環境管理工作的復雜程度來定，在進行文件編寫的時候，首先就應確定體系文件的結構，即體系文件是如何設置的以及它們之間的層次和相互關系是怎樣的。

　　許多企業在建立環境管理體系之前已建立了質量體系，那么將環境管理體系文件納入企業質量體系或全面管理體系文件中，是不是可以呢？標準中并沒有反對我們這樣做，這樣也確實存在一定的優點，可保持企業管理體系的完整性和結構化，保證文件管理的統一，確保職責的明確并減少重復，但我們也應該看到，環境管理體系是一個相對獨立的體系，在我國整體環境管理水平又比較低，為了便于管理、重點突出和方便內部和外部審核，我們建議大中型企業特別是在環境管理體系建立初期形成獨立的環境管理體系文件。