對于《文件》一文所說的“用于投標的文件”，可能指組織收到的外來的投標文件，而不是自己用于投標文件（組織用于投標的文件不是外來文件）。組織在招、投標活動中受到的外來文件有兩種：外來的招標文件（組織將據此策劃是否投標）、外來的投標文件（組織將據此策劃、選擇合格供方），都屬于4.2.1條d款所指的文件，不應該視為非受控文件。
     組織的外來文件有很多，如與質量管理體系有關的各種標準、法律法規、外來函件（包括顧客反饋的信件和可能為本組織所利用的廣告）等，都應屬于4.2.1條d款所指的文件。
     當然，組織不能對外來文件進行更改或修訂，但不能以次為理由而認為外來文件是非受控文件。組織對文件的控制體現在許多方面，決不僅僅在于控制其更改。就外來文件而言，雖然4.2.3只寫了“確保外來文件得到識別，并控制其分發”一句話，但其包括的內容很豐富，是與該條款的其他要求相呼應的。
    組織對外來文件進行控制，首先要識別文件是否“組織為確保其過程的有效策劃、運行和控制所需的文件”，并注意識別其時效性。有些外來文件不屬于這類文件，如組織不適用的標準、無針對性的信函、宣傳資料等。
    上述對外來文件進行的兩種識別，就是對外來文件進行控制的內容之一，即把住外來文件的進口關。這符合4.2.3條a款“確保文件是充分與適宜”的規定。
     組織要確定外來文件的發放范圍，在受控條件下分發，“確保在使用處可獲得適用文件的有關版本”（4.2.3條d款）。這里的“適用文件的有關版本”，往往與文件的實效性有關。
     分發外來文件還要“確保文件保持清晰、易于識別”（4.2.3條e款）。這也是“控制其分發”的內容。
     還要關注外來文件可能發生的變化，如建立相應的管理過程，跟蹤本組織應用的標準或其他外來文件的版本更新。必要時換發文件或加以標識。這符合4.2.3條b)、c)、g)“必要時對文件進行評審與更新”、“確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別”、“防止作廢文件的非預期使用”的要求。
    以上是控制外來文件的主要內容。
    至于是控制外來文件是否要加受控標識，是否要列出受控文件清單，標準沒有提出要求，也不是必須的控制手段。但是，筆者認為，應將適用的有關標準，特別是強制性預期使用作廢文件。
    以上是筆者對“外來文件的控制”的一些認識，不當之處敬請指教。