組織要確定外來文件的發放范圍，在受控條件下分發，“確保在使用處可獲得適用文件的有關版本”（4.2.3條d款）。這里的“適用文件的有關版本”，往往與文件的實效性有關。
     分發外來文件還要“確保文件保持清晰、易于識別”（4.2.3條e款）。這也是“控制其分發”的內容。
     還要關注外來文件可能發生的變化，如建立相應的管理過程，跟蹤本組織應用的標準或其他外來文件的版本更新。必要時換發文件或加以標識。這符合4.2.3條b)、c)、g)“必要時對文件進行評審與更新”、“確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別”、“防止作廢文件的非預期使用”的要求。
    以上是控制外來文件的主要內容。
    至于是控制外來文件是否要加受控標識，是否要列出受控文件清單，標準沒有提出要求，也不是必須的控制手段。但是，筆者認為，應將適用的有關標準，特別是強制性預期使用作廢文件。
    以上是筆者對“外來文件的控制”的一些認識，不當之處敬請指教。    《中國質量認證》雜志2003年第4期刊載的《體系文件的編寫與管理》（以下簡稱《文件》）一文認為，受控文件的重要性是受組織控制并能對其進行更改。對通過其他渠道收集或由特殊渠道提供的外來文件，都可視為“非受控文件”，如用于投標的文件，顧客提供的圖紙、資料，以及公文等。對于這類文件，組織可不對其進行更改控制……筆者認為，這種觀點不對。
    按GB/T19001：2000標準4.2.3關于“質量管理體系所要求的文件應予以控制”的要求，組織對于質量管理體系所要求的文件都應予以控制。哪些文件是質量管理體系所要求的文件呢？4.2.1指出，“質量管理體系文件應包括：a）形成文件的質量方針和質量目標；b)質量手冊；c)本標準所要求的形成文件的程序；d)組織為確保其過程的有效策劃、運行和控制所需的文件；e)本標準所要求的記錄。”
    《文件》一文所提到的顧客提供的圖紙、資料，與質量管理體系有關的的公文等外來文件，都是組織質量管理體系過程所必需的，是質量管理體系文件的一部分，屬于4.2.1所指的“組織為確保其過程的有效策劃、運行和控制所需的文件”。因此，不應該將這些文件視為非控文件。