組織在編制程序文件時應注意什么？
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程序文件的編制應堅持“既要符合標準的要求，又要符合本組織的實際，同時具有良好的操作性”的原則。有的組織由于過于強調本組織的實際和文件的可操作性，而忽略了必須符合標準要求的原則，結果出現(xiàn)了“用正確的方法，做出了不一定正確的事”的偏差，這個教訓組織應該注意汲取。
組織應按5W1H的思路編制程序文件，即：What（做什么？）；Who（誰去做？誰進行檢查評價？）；Where（在哪里做？）；When（什么時候做？）；Why（為什么做？）；How（怎樣去做？）。
其中的What（做什么？）應根據(jù)GB/T19001-2008的要求確定，How（怎樣去做？）則應考慮本組織的實際。特別要提醒一些小型組織，在確定How（怎樣去做？）時必須考慮本組織的產品特點和資源條件（資源可能極為有限），千萬不要盲目地去照抄一些學習（輔導）資料上所給出的文件示例或照搬其他組織的現(xiàn)成文件，以免因說了又做不到而自尋煩惱。
一個文件可包括一個或多個程序要求。一個形成文件的程序的要求也可以被包含在多個文件中。對于小型組織，在質量手冊中包括標準要求的六個程序文件應該是可以接受的。
在文件的詳略程度上組織應注意避免兩種傾向：一種是文件中的規(guī)定應盡量地粗線條，多使用籠統(tǒng)地或模棱兩可的表達方法，以躲避審核員在規(guī)定與實際運作之間發(fā)現(xiàn)不符合的風險；另一種則是主張文件應盡可能地細化，甚至把員工已形成良好習慣的或者是已約定俗成的方法也都要用文字表達出來（比如，關于如何“開門”就沒有必要寫一個正式的文件，只需在門上貼上“推”或“拉”就足夠了）。結果使文件的數(shù)量大大增加，給文件的管理（如：印刷、發(fā)放、宣貫、保存、更改、修訂等）帶來很多困難。
文件可以采用任何形式或類型的承載媒介（如：紙張、電腦、光盤、樣件、照片、錄像帶等），現(xiàn)在一些有條件的組織采用電腦聯(lián)網的方式發(fā)布文件也是一種不錯的選擇。
