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廣州,梅州ISO9000認(rèn)證管理咨詢,會(huì)議管理制度
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會(huì)議管理制度

 

1．目的：

為提高會(huì)議的質(zhì)量和效率，規(guī)范與會(huì)議有關(guān)事項(xiàng)的管理，特制定本制度。

2．適用范圍：

公司例會(huì)、專題會(huì)議(攻關(guān)、案例分析等)和臨時(shí)召集的會(huì)議（出現(xiàn)重大異常不能解決的等）。

3．權(quán)責(zé)：

3.1會(huì)議召集人

3.1.1 確定會(huì)議主題、會(huì)議主持人、參加人員；

3.1.2 確定會(huì)議地點(diǎn)。

3.2會(huì)議主持人

3.2.1 確定會(huì)議通知人、記錄人；

3.2.2 確定會(huì)議議程；

3.2.3 準(zhǔn)時(shí)召開會(huì)議，控制會(huì)議節(jié)奏與時(shí)間，把握會(huì)議重點(diǎn)不偏離主題；

3.2.4 確保會(huì)議不受干擾，主動(dòng)處理解決干擾會(huì)議行為，例如：開小會(huì)﹑逃避責(zé)任﹑急于了事﹑故意刁難﹑惡意攻擊和專橫自大等；

3.2.5 平衡發(fā)言，發(fā)揮群體力量，確保與會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)；

3.2.6 善用群體專長(zhǎng)，增加每位與會(huì)人員對(duì)會(huì)議結(jié)論的支持；

3.2.7 會(huì)議召開時(shí)間及議程變更的要事前協(xié)調(diào)；

3.2.8 會(huì)議紀(jì)律的監(jiān)督、違約行為的處理；

3.2.9 會(huì)議記錄的簽核；

3.2.10 會(huì)議決議或?qū)Σ邔?shí)施效果的跟蹤驗(yàn)證。

3.3會(huì)議通知人

3.3.1 發(fā)出會(huì)議通知（注：公司固定召開的例會(huì)，除臨時(shí)變更外，不另行通知）；

3.3.2 會(huì)議通知采用書面形式通知，被通知人或其授權(quán)代理人應(yīng)在通知單上簽字確認(rèn)（如通知時(shí)間離開會(huì)時(shí)間在4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)，可采用電話通知）；

3.3.3 會(huì)議開始前準(zhǔn)備會(huì)議資料并分發(fā)到相關(guān)與會(huì)人員；

3.3.4 異常狀況發(fā)生后須10分鐘內(nèi)知會(huì)會(huì)議主持人；

3.3.5 會(huì)議因故取消或延遲及議程變更須提前30分鐘通知相關(guān)人員。

3.4會(huì)議記錄人

3.4.1 提前十分鐘做好會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備(電腦系統(tǒng)或音響、投影調(diào)試等)，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理會(huì)場(chǎng)；

3.4.2 組織簽到（列席人員不需簽到），發(fā)放并收回《會(huì)議簽到表》，在會(huì)議正式開始前向會(huì)議主持人報(bào)告會(huì)議缺席情況；

3.4.3 現(xiàn)場(chǎng)記錄會(huì)議內(nèi)容，會(huì)議結(jié)束后4個(gè)工作小時(shí)內(nèi)須整理完成會(huì)議記錄、決議，報(bào)主持人審核簽字并發(fā)至各相關(guān)部門/人，會(huì)議記錄和會(huì)議簽到表一同存檔備查；

3.4.4 會(huì)議結(jié)束時(shí)公布違規(guī)情況。

3.5參會(huì)人員

3.5.1 根據(jù)會(huì)議主題，事前準(zhǔn)備相關(guān)資料和發(fā)言準(zhǔn)備；

3.5.2 準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議；臨時(shí)突發(fā)事件導(dǎo)致不能準(zhǔn)時(shí)參加或缺席，至少提前30分鐘向會(huì)議主持人請(qǐng)假并征得主持人同意，經(jīng)會(huì)議主持人同意方可委托職務(wù)代理人參加；

3.5.3 緊急會(huì)議在會(huì)后2個(gè)工作小時(shí)內(nèi)向下屬及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神，非緊急會(huì)議通過(guò)部門例會(huì)或其它形式向下屬傳達(dá)會(huì)議精神；

3.5.4 按會(huì)議決議規(guī)定，落實(shí)會(huì)議決議并做好工作記錄。

4．會(huì)議內(nèi)容：

4.1會(huì)議要求：

4.1.1 與會(huì)人員參加會(huì)議時(shí)應(yīng)帶記錄本、筆及會(huì)議相關(guān)資料，并提前做好發(fā)言準(zhǔn)備；

4.1.2 與會(huì)人員應(yīng)提前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)完成簽到，做好會(huì)議準(zhǔn)備(會(huì)議開始前未簽到的視為遲到) ；

4.1.3 與會(huì)人員會(huì)議期間將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)為振動(dòng)、靜音狀態(tài)；

4.1.4 會(huì)議期間禁止吸煙；

4.1.5 會(huì)議期間，如有緊急來(lái)電必須接聽或遇緊急事件需要處理時(shí)，應(yīng)知會(huì)主持人同意后，離開會(huì)場(chǎng)接聽或處理，且時(shí)間不超過(guò)10分鐘；

4.1.6 會(huì)議期間，未經(jīng)主持人許可，不許交頭接耳、隨意走動(dòng)或處理與會(huì)議無(wú)關(guān)

事宜；

4.1.7 需要提問(wèn)時(shí)，首先征得主持人同意方可發(fā)言或在主持人的安排下發(fā)言；

4.1.8 每位與會(huì)人員只有一次發(fā)言機(jī)會(huì)，特殊情況需二次發(fā)言的，必須先征得主持人同意后方可發(fā)言，否則，主持人有權(quán)予以制止； 

4.2管理約定：

4.2.1 會(huì)議遲到以主持人開始發(fā)言為準(zhǔn)，遲到10分鐘內(nèi)，樂(lè)捐10元；遲到10到30分鐘，樂(lè)捐20元；遲到30分鐘以上按曠會(huì)論處，樂(lè)捐30元/次；請(qǐng)假需安排代理參加，但代理不代責(zé)；

4.2.2 未經(jīng)會(huì)議主持人同意私自早退會(huì)議的，早退10分鐘內(nèi)，樂(lè)捐10元；早退10到30分鐘，樂(lè)捐20元；早退30分鐘以上按曠會(huì)論處，樂(lè)捐30元/次；

4.2.3 會(huì)議記錄人未在會(huì)后2個(gè)工作小時(shí)內(nèi)完成整理會(huì)議記錄、決議并呈報(bào)主持人確認(rèn)后分發(fā)至相關(guān)部門的，會(huì)議記錄人每次為員工基金捐出10元；

4.2.4 未按期完成會(huì)議決議且未提前向主持人申請(qǐng)或申請(qǐng)未得到主持人同意的，每逾期2個(gè)工作小時(shí)為員工基金捐出10元/項(xiàng)，若因此給公司造成損失的，按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任；

4.2.5 會(huì)議延遲5分鐘以內(nèi)的，主持人作檢討；會(huì)議延遲5分鐘以上，10分鐘以內(nèi)的，主持人捐款5元/次；會(huì)議延遲10分鐘以上的，主持人捐款20元/次（以會(huì)議通知或會(huì)議延遲通知為準(zhǔn)，每次會(huì)議只能申請(qǐng)延時(shí)1次）；

4.2.6 會(huì)議應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成，最多不超時(shí)10分鐘；超過(guò)會(huì)議時(shí)間10分鐘以上15分鐘以內(nèi)的，主持人捐款10元/次；會(huì)議延遲15分鐘以上的,主持人捐款20元/次；會(huì)議超時(shí)30分鐘以上的，會(huì)議主持人捐款100元，且深刻檢討會(huì)議議程安排和會(huì)議主持；

4.2.7 會(huì)議期間手機(jī)或其它鈴聲響的，責(zé)任人每次為員工基金捐出10元；

4.2.8 在會(huì)議上有罵人、拍桌子、扔物品、中途惡意離場(chǎng)及其它嚴(yán)重?cái)_亂會(huì)議秩序行為者，視情節(jié)輕重每次為員工基金捐出100-500元；

4.2.9 違反其它會(huì)議規(guī)定（紀(jì)律）或未履行相關(guān)職責(zé)的，責(zé)任人每次為員工基金捐出10元； 

4.2.10 會(huì)議主持人不得擅自調(diào)整例會(huì)時(shí)間，否則處以主持人向員工基金樂(lè)捐100元/次，更不得擅自取消例會(huì)，否則處以主持人向員工基金樂(lè)捐200元/次，客觀特殊情況不能召開例會(huì)的，須經(jīng)總經(jīng)理同意方可調(diào)整或取消；

4.2.11所有處罰當(dāng)場(chǎng)開具《獎(jiǎng)捐單》交責(zé)任人簽名確認(rèn),拒不當(dāng)場(chǎng)簽認(rèn)的,雙倍處罰。所有捐款全部統(tǒng)一納入公司員工基金，用于員工福利支出。

5．附則：

5.1 本制度由行政部負(fù)責(zé)制訂、修改、解釋；

5.2 對(duì)屬于本制度所適用的范圍，各類專項(xiàng)會(huì)議制度根據(jù)實(shí)際情況做出的規(guī)定參照本制度進(jìn)行處理；

5.3 本制度自簽發(fā)生效之日起頒布實(shí)施。

6．附件：

6.1  《會(huì)議通知/簽到表》 

6.2  《會(huì)議記錄表》      

廣州,梅州ISO9000認(rèn)證管理咨詢,會(huì)議管理制度

更新時(shí)間：2014/5/22 15:29:41