現場管理的金科玉律第四步:標準化以防止再發
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現場管理人員的任務就是實現Q C D。不過,每天在工廠里都會發生各式各樣的異常現象。有不合格品、機器故障,生產目標未達成及員工遲到。不論何時,問題發生了,管理階層就必須去解決,并且確定不會再因同樣的理由而發生。一旦問題被解決后,新的作業程序就必須予以標準化,接著就要開始“標準化—執行—查核—處置”的循環。
否則,員工就會忙于救火的工作。因此,現場管理的第五項,也是最后一項的金科玉律就是“標準化”。在現場,當一個問題發生,不論是否金屬碎屑掉落,卡住傳動帶造成機器故障,或者是旅館的房客抱怨傳真文件的處理方法,首先必須依照現場現物的原則,詳細觀察問題。其次,必須找出問題的原因。最后,在確定解決問題的方式有效果之后,就必須將新的工作程序予以標準化。
在此種模式下,任何的異常就會衍生出改善的主題。此主題最終會導致引入新的標準,或是提高現有的標準。“標準化”是用來確保改善的效果,使之能繼續維持下去。“標準”的其中一種定義,是指“做事情的最佳方法。”如果現場員工都能遵照這樣的標準工作的話,就能確保顧客滿意了。如果標準是意謂著“最佳的方法。”那么每一位員工每一次都必須遵照相同的標準、相同的方法去工作。如果員工在其重復性的工作過程中,不遵守標準工作。這是經常發生在生產現場的狀況,其后果便會導致質量的變動及差異波動。管理階層應當清楚地制訂標準,供員工當做惟一的工作方式,以確保滿足客戶的 Q C D 需求。不能主動制訂工作程序標準化的管理人員,就是對現場管理失職了。在賓州坦帕市( Te m p l e )喬奇( G i o rg i )食品公司里,以往行政辦公室是位于樓上,而現場則位于樓下。在樓上都用隔墻,隔開了每一個部門:業務、行銷、工程、研究開發及人事。
但是公司的董事長,佛列德·喬奇 (Fred Giorg e ),決定每一位支援現場工作的人員,都必須將他們的辦公桌移到現場去。他宣布道:“我們要搬移到現場去,而且我們要在一個沒有隔墻的大房間內一起工作。”一陣抗議的喧囂隨之而來:“那會太吵了!”“我們會無法專心工作!” “屬下人員有些會辭職!”“我們無法保持公司的機密!”喬奇不為所屈。他說道:“如果在這種情況下,會泄密的話,那也沒有任何方法能夠保密了。如果有人不喜歡的話,就讓他們走吧!”
最后每一個人都搬動了,即使不是心甘情愿。今天,到訪公司的客人,都能一眼就看到,每一個人都在一個大房間里工作。如果訪客注意看的話,會發現董事長喬奇也在其內,坐在一張不顯眼的辦公桌,在側面則有另外兩張公司主管用的桌子。“以前,”喬奇說道,“每當我需與底下的經理開會時,我必須在會前,先查詢誰在公司內,誰出差在外。現在,我只要四處張望一下,看看有誰在場。然后大叫一聲說:‘嘿!讓我們到會議室去討論這件事,沒有Muda!”