現場管理金科玉律第一步:先去現場
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舉個例子來說明。由于日本是位于活火山活動頻繁的區域,有許多溫泉渡假區。這些渡假區的主要賣點就是露天浴池,游客可以一面泡在浴池中,一面欣賞遠方的河川山脈。最近我在一家大型的溫泉大飯店渡了幾天假,這兒有室內浴池和室外浴池。多數游客都是先到室內的浴池浸泡后,才走下樓梯到室外的露天浴池浸泡。正常來說,我看到每個浴池約各有一半的旅客在浸泡。有一天晚上,發現室內的浴池幾乎空無一人。當我進入之后才了解,原來是水溫太高了。因而導致大家都往露天浴池擠,因為那里的水溫剛好很適當。
明顯地,室內浴池出了差錯。一位清潔人員帶著另外的浴巾進來,想要清潔這個浴池,卻沒有注意發覺有何不妥之處。當我告訴她這個問題,她馬上打了電話,接著水溫就回復正常了。
稍后,我與飯店的總經理討論這個突發事件。他是我的好朋友,他告訴我說,室內浴池的溫度是設定在攝氏2 4 . 5℃,而室外的浴池是設定在攝氏 4 3℃。這位總經理繼續解釋說“我們有一間監控室,我們的工程人員,隨時密切注視著浴池、房間的溫度,火警警報系統以及諸如此類的事。不論何時,當他看到儀表有異常時,便需采取處置行動。”說到此,我反駁他說:“不對,注視儀表的人,僅是依賴第二手的信息。在浴池的信息,先由浸入水中的溫度計搜集,然后借著機電設計的儀器,轉送到監控室驅動溫度表上的指針。在此過程中,任何的差錯都可能會發生。在那天的那一段時間里,現場的實情是這樣的,在室內浴池里并沒有什么人在浸泡,如果說清潔人員已訓練成較有警覺心的話,她可能會注意到這種狀況,把手伸入水中就會感覺到水太燙了。”
我告訴我的朋友:“你直接從現場得到的信息才是最可靠的。”用你的手去感覺熱水的溫度,就是最真實的。
當你在現場時,甚至用不著這些數字資料,因為你所看到的、所感覺到的,就是原始的第一手資料。在現場的人員應當負起質量的責任,因為他們是經常可以接觸到實情的人,比坐在監控室的人,才是更佳的質量維護者。
石川馨博士,日本質量管理的先驅之一,常說:“當你看到資料時,要懷疑它!當你看到測量數據時,要懷疑它!”他知道公司內所搜集的資料,都是為了取悅老板而測量的數據,會因儀器設計的關系而使記錄不正確。即使在最佳的情況下,測量的數據也僅是二手資源,經常不能反映出實際的情況。
許多歐美的管理人員,有選擇不去探訪現場的傾向。他們也許以不到現場去和不用了解現場為自豪。最近,我聽到一家公司的總裁,他從不去探訪工廠,我建議他偶爾到工廠看看,他回答說:“我是工程師出身的背景,我知道如何閱讀及解釋這些資料。所以我可以依據這些資料做出正確的決策,為何還要去工廠呢?”