在K公司里，長久以來大家對這樣一些現象習以為常：想要的東西，總是找不著；不要的東西又沒有及時丟掉，好像隨時都在“礙手礙腳”；車間里、辦公桌上、文件柜里和計算機里，到處都是這樣一些“不知道”—不知道這個是誰的；不知道是什么時候放在這里的；不知道還有沒有用；不知道該不該清除掉；不知道這到底有多少……
　　“在這種情況下”，Mak先生直率地問侯總，“你如何確保產品的質量？如何確信電腦里的數據是真實的？如何鼓舞士氣？增強員工的榮譽感和使命感？”最后一個問題，Mak指的是墻上貼的一個落著灰塵的標語，“視用戶為上帝，視質量為生命”。

　　清理、整頓、清掃

　　Mak把推進5S的工作分為兩大步驟，首先是推進前三個“S”，即清理、整頓、清潔。
　　清理，就是要明確每個人、每個生產現場（如工位、機器、場所、墻面、儲物架等）、每張辦公桌、每臺電腦，哪些東西是有用的，哪些是沒用的、很少用的，或已經損壞的。
　　清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中間的殘次品、非必需品挑選出來，該處理的就地處理，該舍棄的毫不可惜。“特別是電子‘垃圾’”，Mak告戒管理人員，“可以讓你的工作效率大打折扣；不斷冒出來的文件查找、確認、比較工作，會浪費大量的工作時間。”
　　整頓，就是要對每個清理出來的“有用”的物品、工具、材料、電子文件，有序地進行標識和區分，按照工作空間的合理布局，以及工作的實際需要，擺放在“伸手可及”、“醒目”的地方，以保證“隨用隨取”。
　　聽上去“整頓”很簡單，從Mak的經驗來看，其實是很仔細的工作。比如電腦文件目錄，就是最好的例子。
　　“一般來說，時間、版本、工作性質、文件所有者，都可以成為文件分類的關鍵因素”，Mak結合自己的體會，向大家詳細介紹了“什么是電子化的辦公”。對一個逐步使用電腦、網絡進行生產過程管理和日常事務處理的公司而言，如何處理好紙質文件和電子文件的關系，是養成良好的“電子化辦公”習慣的重要內容。
　　“電子化的過程中，如果把手工作業環境里的‘臟、亂、差’的惡習帶進來，危害是巨大的”，Mak說。
　　清掃，簡單說就是做徹底的大掃除。發現問題，就及時糾正。但是，“清掃”與過去大家習慣說的“大掃除”還有一些不同。“大掃除”只是就事論事地解決“環境衛生”的問題，而“清掃”的落腳點在于“發現垃圾的源頭”。用Mak的話說，就是“在進行清潔工作的同時進行檢查、檢點、檢視”。

　　爽朗心情